Les administrateurs peuvent configurer la façon dont fonctionne l’outil Courriel dans Brightspace.
Préalables à la configuration de l’outil Courriel pour votre organisation
Avant de commencer l’installation de l’outil Courriel de D2L, veuillez :
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Déterminer le domaine de l’organisation
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Votre organisation doit déterminer le domaine à utiliser pour l’envoi et la réception de courriels de D2L.
Si vous êtes l’une des nombreuses organisations qui utilisent la même instance de Brightspace, la valeur de votre domaine doit être unique dans l’ensemble des organisations qui utilisent la même installation. Si vous tentez d’enregistrer une valeur de domaine non unique, un message d’erreur s’affichera.
Communiquez avec votre responsable des ventes aux clients de D2L pour obtenir de l’aide.
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Allouer de l’espace de stockage à l’outil Courriel
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Si votre organisation vous offre la possibilité de recevoir des courriels, elle doit déterminer l’espace de stockage à attribuer à chaque utilisateur. À la détermination de cet espace, vous devez tenir compte de l’espace disponible sur le serveur de fichiers, ainsi que des limites relatives à la taille des courriels et des pièces jointes.
Le volume de stockage attribué à un utilisateur limite la taille de tous les courriels échangés, y compris celle des pièces jointes et brouillons sauvegardés et enregistrés respectivement. Lorsque 95 % de l’espace de stockage est atteint, la rédaction d’un courriel devient impossible. Un message invite alors l’utilisateur à libérer de l’espace pour permettre l’envoi de courriels à nouveau. Si la sauvegarde d’un courriel envoyé fait dépasser la limite de stockage allouée à l’utilisateur, l’envoi n’a pas lieu et un avis expliquant la situation est généré. Ainsi, tout courriel dont la taille ferait dépasser l’espace de stockage alloué n’est pas transmis. L’expéditeur reçoit un avis indiquant l’impossibilité de transmettre le courriel en raison de l’espace insuffisant dans la boîte de courriel du destinataire.
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Déterminer l’adresse du maître de poste de D2L
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Une fois que votre organisation a déterminé son domaine, vous pouvez enregistrer l’adresse et le nom à partir desquels les courriels du maître de poste sont livrés. Le message qui informe l’utilisateur de l’impossibilité d’envoyer un courriel, par exemple, provient de l’adresse du maître de poste de D2L.
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Options de configuration de l’outil Courriel
La plupart des organisations utilisent l’une des trois options de configuration courantes de l’outil Courriel :
- L’option Courriel d’envoi uniquement permet à l’utilisateur d’envoyer des courriels, mais non d’en recevoir. Les utilisateurs reçoivent un carnet d’adresses contenant les noms des autres participants aux cours auxquels ils sont inscrits. Les utilisateurs peuvent ajouter des contacts ou non, selon leurs autorisations. Les utilisateurs n’obtiennent pas une adresse courriel particulière pour Brightspace. Aucun espace disque supplémentaire n’est requis pour ce type de courriel. Les copies des courriels envoyés ne sont pas sauvegardées dans Brightspace.
- L’option Courriel de cours permet aux utilisateurs dotés de leur propre compte d’échanger des courriels avec d’autres utilisateurs dans Brightspace. Ces utilisateurs ne peuvent pas échanger de courriels avec un compte externe. Le système remplit automatiquement les champs des carnets d’adresses avec les renseignements relatifs aux autres participants aux cours auxquels ils sont inscrits. Les utilisateurs peuvent ajouter des contacts ou non, selon leurs autorisations.
- L’option Courriel intégral permet aux utilisateurs dotés de leur propre compte d’échanger des courriels avec des contacts tant internes qu’externes. Le système remplit automatiquement les champs des carnets d’adresses avec les renseignements relatifs aux autres participants aux cours auxquels ils sont inscrits. Les utilisateurs peuvent ajouter des contacts ou non, selon leurs autorisations.
Vous pouvez par ailleurs modifier les réglages individuellement au moyen des paramètres de variables de configuration et d’autorisations. Vous pouvez aussi personnaliser les autorisations d’après le rôle. Selon les réglages adoptés par votre organisation, il se peut que vous n’ayez pas accès à toutes les fonctions de courriel énoncées dans la présente section.
Les adresses courriel internes sont créées par Brightspace et liées aux comptes des utilisateurs dans le système de gestion de l’apprentissage. Les adresses courriel externes sont gérées à l’extérieur de Brightspace (p. ex., email@gmail.com). Vous pouvez associer une adresse courriel externe à votre adresse de Brightspace à l’aide des réglages de l’outil Courriel.
Remarque : Si vous ajoutez ou actualisez votre adresse courriel de réacheminement ou de réponse, vous recevrez un courriel vous invitant à vérifier votre adresse courriel. Pour vérifier votre adresse courriel, cliquez sur le lien dans le message de vérification de courriel reçu.
Si votre organisation opte pour l’option Courriel d’envoi uniquement, tous ceux qui font partie de l’organisation sont assujettis à ce choix. Si votre organisation opte pour l’option Courriel intégral, les autorisations sont attribuables selon le rôle, y compris celle qui limite la messagerie aux envois uniquement.