Dans Brightspace, l’organisation est au sommet de la hiérarchie des types d’unités organisationnelles. Au sein des organisations, on compte les unités organisationnelles, qui sont à la base de Brightspace. Les unités organisationnelles sont organisées dans une structure organisationnelle et peuvent contenir plusieurs types (par exemple, département, semestre ou offre de cours). Chaque unité organisationnelle se voit attribuer un code d'unité organisationnelle afin de pouvoir l'identifier entre les plateformes IPSIS (intégration pour le système informatique de renseignements sur les élèves) et SIS (système informatique de renseignements sur les élèves).
Les tâches d’administration organisationnelle comprennent :
- Définir la structure d’une organisation avec l’outil Éditeur de type d’unité organisationnelle
- Définir les unités organisationnelles d’une organisation avec l’outil Éditeur d’unité organisationnelle
- Créer, importer, inscrire et gérer les utilisateurs avec l’outil Utilisateurs
- Rechercher et parcourir les unités organisationnelles auxquelles les élèves sont inscrits avec le composant graphique personnalisé Mes unités organisationnelles
- Configurer les fonctionnalités des outils avec l'outil Navigateur des variables de configuration
- Personnaliser la page d’ouverture de session avec l’outil Gestion de la page d’ouverture de session
- Attribuer un module de langue avec l’outil Gestion du module linguistique
- Configurer les paramètres culturels et les langues avec l’outil Gestion des paramètres de lieu
- Définir les emplacements de votre organisation avec l’outil Emplacements et attribuer des sièges aux apprenants avec l’outil Plan de salle
Une structure organisationnelle est une architecture logicielle conçue par D2L pour offrir un maximum de souplesse à nos clients lorsqu'ils créent leur présence d'apprentissage en ligne. Il ressemble à une structure arborescente d'unités organisationnelles (souvent appelées unités organisationnelles), où chaque unité organisationnelle peut représenter un groupe d'utilisateurs ou un niveau organisationnel particulier au sein du modèle d'affaires du client. Par exemple, les racines de la structure organisationnelle peut être une université, un ministère de l'éducation ou une entreprise. En raison de la structure arborescente, une unité organisationnelle comprend des « descendants » jusqu'à une feuille, et des ancêtres jusqu'à une racine. Le chemin entre la racine de la structure organisationnelle et ses feuilles (cours) peut comprendre plusieurs couches de facultés académiques, d'écoles, de services universitaires ou d'entreprise, etc.
Bien qu'elles revêtent généralement la forme d'un arbre, les structures organisationnelles sont comme un graphique acyclique, car certaines feuilles ou racines peuvent avoir plus d'un ancêtre. Afin d'éviter les chemins circulaires lors du traçage des voies ancêtre et descendant, D2L impose une restriction voulant qu'aucune unité organisationnelle d'un chemin ne puisse être liée au même type d'organisation; cependant, cette restriction permet tout de même de créer une structure organisationnelle flexible.
Unités organisationnelles et types d'unité organisationnelle
Chaque unité organisationnelle comprend un type d'unité organisationnelle précis. Il existe trois types d'unité organisationnelle :
- Les types d'unité organisationnelle définis par le système sont prédéfinis par la plateforme Brightspace et existent lorsqu'un client configure leur instance. Par exemple, les organisations.
- Les types d'unité organisationnelle personnalisés sont créés par l'utilisateur au moyen des variables de configuration du navigateur. Par exemple, les installations.
- Les types d'unité organisationnelle personnalisés courants sont créés par les utilisateurs, mais sans le Navigateur des variables de configuration. Ils ont des propriétés spéciales dans la plateforme Brightspace. Par exemple, les départements.
Bien que tous les types d'unités organisationnelles partagent des propriétés communes, comme les ancêtres (unités primaires), les descendants (unités secondaires) et la capacité d'inscrire des utilisateurs, les unités organisationnelles qui appartiennent à un type d'unité organisationnelle défini par le système, courant ou personnalisé ont des caractéristiques et des propriétés supplémentaires, comme le précise cette section de l'article. Ces caractéristiques et propriétés sont communes à la plupart des organisations; cependant, elles ne s'appliquent pas nécessairement à toutes les organisations.
Remarque : les unités organisationnelles du même type ne peuvent pas faire partie du même chemin d'accès vers les ancêtres ou descendants au sein d'une structure organisationnelle.
Lorsque vous utilisez des types d'unités organisationnelles, D2L recommande que vous essayiez de garder la structure organisationnelle la plus simple possible pour votre mise en œuvre. Une structure organisationnelle complexe génère habituellement davantage de maintenance sans ajouter à la fonctionnalité. Le système impose la linéarité : une unité organisationnelle ne peut être l'unité secondaire (descendante) d'une autre unité organisationnelle du même type. Par exemple, un département ne peut pas être le descendant d’un autre département.
Lorsque vous renommez un type d’UO par défaut, le changement s’applique à toutes les organisations de votre instance, à l’exception du type Département. Si vous changez le nom du type d’unité organisationnelle Département, le changement s’applique uniquement à l’organisation dans laquelle vous effectuez le changement. Le type d’UO Département est le seul type par défaut que vous pouvez supprimer. À la suppression du type d'unité organisationnelle Département, le changement touche uniquement l'organisation dans laquelle vous faites le changement. À la création du type de l'unité organisationnelle, après la suppression du type d'unité organisationnelle Département et la sélection de Département, le système recrée le type Département.
Type d'unité organisationnelle Organisation
Le type d'unité organisationnelle Organisation est défini par le système et est généralement le nœud racine de la structure de l'arborescence organisationnelle. Il n'y en a qu'une par organisation. La page d'accueil de l'organisation est disponible lorsqu'un utilisateur clique sur Mon accueil. Les domaines d'adresses courriel internes sont attribués au niveau de l'organisation et ne peuvent être définis à aucun autre niveau.
Type d'unité organisationnelle Modèle de cours
Le type d'unité organisationnelle Modèle de cours est défini par le système. Les modèles de cours stockent des fichiers et des données communs à de nombreuses offres de cours secondaires (descendantes). Le modèle de cours peut être un descendant direct d'une organisation ou d'un département. La différence entre un modèle de cours et une offre de cours se situe dans la fréquence de l'offre. Parmi les différents semestres, les étudiants suivent différentes offres de cours d'un même modèle de cours. Par exemple, CS 488 est un modèle de cours, où CS 488 de la session d'automne et CS 488 de la session d'hiver sont des offres de cours. Habituellement, contrairement à une offre de cours, un modèle de cours n'est pas lié à un semestre. Ainsi, diverses offres de cours liées au même modèle de cours peuvent être liés à différents semestres.
Type d'unité organisationnelle Offre de cours
Le type d'unité organisationnelle Offre du cours est défini par le système. Les offres de cours sont des instances d'un cours et sont généralement des descendants directs des Modèles de cours et des Semestres. Pour accéder à la page d'accueil d'une offre de cours, cliquez sur Page d'accueil du cours dans l'offre de cours. Le contenu, les questionnaires, les notes d'appréciation et les discussions sont généralement tous associés aux offres de cours.
Type d'unité organisationnelle Semestre
Le type d'unité organisationnelle Semestre peut être défini par le système ou être personnalisé. Les semestres sont généralement des descendants directs de l'organisation et organisent les offres de cours en catégories de période. Il n'est pas obligatoire de définir un type d'unité organisationnelle Semestre. Par exemple, si votre organisation utilise une offre de cours ouverte qui se poursuit sur plusieurs années et qui permet aux utilisateurs de s’inscrire en tout temps, il peut être préférable de ne pas utiliser une unité organisationnelle du type Semestre. Toutefois, si vous choisissez de ne pas utiliser le type d'unité organisationnelle Semestre, prenez note des points importants suivants :
- Si vous utilisez l'intégration SIS, le processus de mise en correspondance suppose que les offres de cours sont associées aux semestres. Si la structure de votre SIS correspond aux semestres, vous devrez probablement incorporer ce type dans votre système de D2L.
- Lorsqu'un type d'UO est défini à Semestre, les UO de ce type sont répertoriées dans le champ Semestre à la création ou à la modification de l'offre du cours. Vous contrôlez ce champ au moyen l'élément de formulaire dans les formulaires CreateCourse et CourseOfferingInfo. Le nom du champ est mis à jour de façon à correspondre au nom du type de l'UO défini comme type standard de semestre.
- Si votre composant graphique Mes cours regroupe les offres de cours par semestre, le système utilise les unités organisationnelles du type Semestre correspondant pour regrouper les offres de cours. Si aucun type d'unité organisationnelle n'est lié à un semestre, les offres de cours ne sont pas regroupées.
Type d’unité organisationnelle Groupe
Le type d'unité organisationnelle Groupe est défini par le système. Les groupes sont généralement des descendants directs des offres de cours. Les Groupes répartissent les élèves en groupes de travail pour les projets et les travaux, ou créent des zones de travail spéciales pour les utilisateurs ayant des besoins d'apprentissage différents. Chaque unité organisationnelle Groupe est associée à un type de groupe, et plusieurs types de groupe peuvent exister au sein d'une offre de cours. Par exemple, si un cours comprend trois projets et différents groupes, chaque projet a son propre type de groupe. Les groupes ne sont pas gérés indépendamment du point de vue d'un enseignant ou d'un administrateur; s'ils peuvent voir et gérer un groupe, ils peuvent tous les voir et tous les gérer.
Un utilisateur peut appartenir à un nombre illimité de groupes au sein d'un même cours, et chaque groupe peut avoir ses propres forums de discussion et dossiers de soumission de travail.
Prochaines étapes : vous pouvez créer des catégories pour créer, organiser et gérer des groupes interreliés. Vous devez créer ces catégories et ses groupes avant d'ajouter des élèves aux groupes. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Créer des catégories et des groupes.
Type d'unité organisationnelle Section
Le type d'unité organisationnelle Section est défini par le système. Les sections sont un type spécial de groupe administrable au sein duquel les enseignants et les administrateurs peuvent uniquement voir et gérer les sections dans lesquelles ils sont inscrits. Cela permet à plusieurs enseignants et à plusieurs assistants d'être inscrits à la même offre de cours, mais ils ne peuvent voir et gérer que les élèves dans les sections qui leur sont attribuées. Par exemple, une offre de cours universitaire de grande envergure peut compter 2000 élèves et 10 enseignants. Les sections permettent à chaque enseignant d'enseigner et d'évaluer le même programme aux mêmes 200 élèves dans leur section respective.
Type d'unité organisationnelle Département
Le type d'unité organisationnelle Département est personnalisé. Les départements sont généralement des descendants directs des organisations. Si une organisation crée le type d'unité organisationnelle Département, les utilisateurs qui créent des modèles de cours au moyen de l'interface Gérer les cours peuvent associer le nouveau modèle de cours à un département. Le département organise les offres de cours en catégories d'objet. L'utilisateur qui crée de nouvelles offres de cours peut observer les départements sous lesquels sa nouvelle offre de cours s'affiche.
Si vous choisissez de ne pas utiliser un type d'unité organisationnelle Département, prenez note des points importants suivants :
- Si vous utilisez l'intégration SIS, le processus de mise en correspondance suppose que les modèles de cours sont associés aux départements. Si la structure de votre SIS correspond aux départements, vous devrez probablement incorporer ce type dans votre système de D2L.
- Lorsqu'un type d'UO est défini à Département, les UO de ce type sont répertoriées dans le champ Département à la création ou à la modification d'un modèle de cours, ainsi qu'à la modification d'une offre de cours. Vous contrôlez ce champ au moyen l'élément de formulaire dans les formulaires CreateCourse et CourseOfferingInfo. Le nom du champ est mis à jour de façon à correspondre au nom du type d'UO défini comme type standard de département.
- Si votre composant graphique Mes cours regroupe les offres de cours par département, le système utilise les unités organisationnelles du type de département correspondant pour regrouper les offres de cours. Si aucun type d'unité organisationnelle n'est lié à un département, les offres de cours ne sont pas regroupées.
Utilisation des rôles, des autorisations et des inscriptions de l'utilisateur
L'architecture de la structure organisationnelle est encore plus puissante et efficace lorsqu'elle est utilisée conjointement avec les rôles, les autorisations et les inscriptions de l'utilisateur. Pour accéder à une unité organisationnelle particulière au sein d’une structure organisationnelle, l'utilisateur doit être inscrit dans l'unité organisationnelle et vous devez également préciser son rôle. Vous ne pouvez pas inscrire un utilisateur à une unité organisationnelle sans définir son rôle au préalable. Le rôle, de même que le type de l'unité organisationnelle, détermine les autorisations de l'utilisateur au sein de l'unité organisationnelle.
Autorisations
Vous pouvez gérer les autorisations au moyen de l'option Rôles et autorisations de vos Outils d'administration pour définir des centaines de privilèges à l'échelle de vos unités organisationnelles. De nouvelles autorisations sont ajoutées dans les nouvelles versions de Brightspace; les utilisateurs ne peuvent pas créer de nouvelles autorisations. Les autorisations sont accordées aux rôles au niveau du type de l'unité organisationnelle. Par exemple, si un assistant reçoit l'autorisation Noter les travaux pour toutes les offres de cours, tout utilisateur inscrit dans une offre de cours en tant qu'assistant peut noter des travaux.
Rôles
Les utilisateurs peuvent accroître la souplesse du système d'autorisation en ajoutant des rôles personnalisés aux rôles par défaut (élève, enseignant et administrateur) fournis par D2L. Par exemple, si vous ne voulez pas que les assistants puissent noter les travaux d'une offre de cours, les administrateurs de système peuvent créer un nouveau rôle appelé Assistant 2 détenant les mêmes autorisations que le rôle d'assistant initial, mais avec l'autorisation de noter des travaux. Ainsi, au lieu d'inscrire des utilisateurs comme Assistant dans une offre de cours différente, ils peuvent être inscrits à titre d’Assistant 2.
Rôles et inscriptions
La structure organisationnelle ne limite pas l'utilisateur au même rôle dans l'ensemble de l'organisation. Un utilisateur peut être un enseignant dans une offre de cours et un élève dans une autre, sans pouvoir utiliser ses autorisations d'enseignant pour modifier les notes d'un cours qu'il suit à titre d'élève. Il est possible d'interagir de façon complexe entre les utilisateurs, les rôles et la sécurité dans la structure organisationnelle. Par exemple, un utilisateur peut être un administrateur dans chaque unité organisationnelle de la plateforme, à l'exception d'un seul cours où il est un élève. Ce scénario est peu probable, car l'administrateur est un rôle en cascade, mais c'est possible.
Accès à la structure organisationnelle
La structure organisationnelle elle-même n'est pas régie par des autorisations de rôle explicites, comme c'est le cas pour les autres domaines dans Brightspace. Tous les utilisateurs inscrits au niveau de l'organisation ont un accès implicite à certains éléments de la structure organisationnelle, quel que soit leur rôle désigné. L'utilisateur peut accéder aux éléments de la structure organisationnelle uniquement après son authentification et l'ouverture de sa session dans l'organisation. Voici les éléments de la structure organisationnelle visibles pour tous les utilisateurs inscrits dans l'organisation :
- Les propriétés individuelles de l'unité organisationnelle, comme son Nom; son Code; son ID; la Date de début et la Date de fin; l'état Actif ou Inactif; sa Description; son image.
- L’utilisateur peut accéder à d’autres éléments dans d’autres domaines, selon les autorisations.
- Les renseignements sur les ancêtres (unités primaires) de l'unité organisationnelle, si l'utilisateur a le droit de les voir (comme les propriétés de l'unité organisationnelle individuelle ci-dessus). Cela peut servir à parcourir ou à modéliser la structure organisationnelle dans son ensemble.
L'utilisateur n'a pas besoin d'être inscrit dans une unité organisationnelle pour consulter ses renseignements. Toute inscription dans l'organisation est suffisante pour donner accès aux renseignements sur ses descendants (unités secondaires).
L'accès implicite à la structure organisationnelle est en lecture seule. Les utilisateurs ne peuvent pas implicitement modifier la structure organisationnelle ou tout renseignement de l'une ou l'autre des unités organisationnelles qui y sont liées.
Bien que l'utilisateur puisse la consulter en lecture seule, l'expérience utilisateur Brightspace, y compris les points d'extrémités de l'API, peut restreindre cet accès, par exemple en masquant des informations sur l'unité organisationnelle lorsque l'utilisateur n'est pas inscrit.
Les autorisations accordées dans une autre organisation d’une même instance ne sont pas prises en compte. Autrement dit, un utilisateur connecté à l'Organisation A n'aura pas nécessairement accès à la structure organisationnelle de l'Organisation B de la même instance.
Accès non autorisé.
Si un utilisateur tente d'accéder à une unité organisationnelle à laquelle il n'est pas inscrit, il recevra le message d'erreur « Accès non autorisé ». De même, si un utilisateur tente d'accéder à une unité organisationnelle, mais que son rôle ne comporte pas l'autorisation nécessaire pour accéder à cette page, il recevra également le message d'erreur « Accès non autorisé ».
Pour en savoir plus, reportez-vous aux rubriques À propos de l'Éditeur d'unité organisationnelle et À propos de l'Éditeur du type d'unité organisationnelle.