L’outil Agents intelligents scrute une unité organisationnelle pour repérer une activité correspondant à vos critères. Les recherches effectuées par les agents couvrent les activités d’ouverture de session, les activités de cours et les conditions de diffusion dans Brightspace.
Les exemples d’utilisation des agents intelligents comprennent les suivants :
- L’envoi de courriels destinés à des utilisateurs affichant des notes inférieures à un niveau donné.
- La recherche d’utilisateurs qui n’ont pas ouvert de session depuis un nombre de jours donné.
- La recherche d’utilisateurs qui visualisent un sujet de contenu précis.
Exigences
Les éléments suivants sont nécessaires pour utiliser Agents intelligents :
- Pour afficher et utiliser l’outil Agents intelligents, vous devez disposer des autorisations requises relative à l’outil Agents intelligents dans le cadre de votre rôle. Seul l’administrateur de votre organisation peut accéder à ces autorisations.
- Pour trouver l’outil Agents intelligents, accédez à Administration de cours à partir de la barre de navigation.
Important : si vous ne trouvez pas l’outil Agents intelligents dans votre instance Brightspace, contactez l’administrateur de votre organisation pour obtenir les autorisations nécessaires.
Visite visuelle de l’outil Agents intelligents
Figure : Utiliser Agents intelligents pour créer de nouveaux agents, regrouper des agents en catégories, exporter un historique de tous les agents exécutés, et plus encore.
- Créez un nouvel agent, créez et modifiez des catégories pour regrouper des agents apparentés et sélectionnez Plus d’actions pour plus d’options.
- Activer, désactiver, supprimer ou modifier en masse des agents existants.
- Utilisez le tableau pour sélectionner des agents, les modifier et consulter les informations sur les dates d’exécution des agents.
- Utilisez le menu déroulant pour filtrer les agents.
- Personnaliser les paramètres de courriel relatifs à l’outil Agents intelligents.
Considérations relatives à la configuration d’agents
Lorsque vous créez un agent, vous devez déterminer :
- Les critères recherchés par l’agent. L’agent peut rechercher les activités d’ouverture de session, les activités de cours et les conditions de diffusion déclenchées. Il est à noter que les agents intelligents évaluent l’état des conditions de diffusion au moment de leur exécution. Un utilisateur pourrait avoir satisfait à une condition de diffusion lors d’une exécution précédente, mais ne plus y satisfaire par la suite, en particulier lors de l’utilisation des conditions de type « NOT » (NON).
- La fréquence selon laquelle l’agent est programmé pour s’exécuter et trouver des utilisateurs qui répondent aux critères. Si vous ne définissez pas un calendrier, l’agent doit être déclenché manuellement sur la page Liste des agents.
- La fréquence selon laquelle l’agent doit entreprendre une action lorsqu’un utilisateur répond aux critères. Par exemple, est-ce que l’agent enverra un courriel la première fois que l’utilisateur déclenchera l’agent ou enverra-t-il des courriels à l’utilisateur chaque fois que l’agent s’exécute?
- Les mesures que vous souhaitez que l’agent exécute lorsqu’il trouve un utilisateur qui satisfait aux critères de la recherche. Un agent pourrait : modifier l’inscription dans le cours actuel, ou vous inscrire dans un autre cours; envoyer un courriel à l’utilisateur, à son vérificateur, ou à tout autre utilisateur; ou ne rien faire (ne choisir aucune action permet à l’agent d’exécuter et de produire des rapports de ceux qui ont satisfait aux critères durant les différentes exécutions de l’agent).
Remarques :
- Vous devez détenir les autorisations d’inscription appropriées dans le cours actuel ou les cours de destination pour créer des agents intelligents qui changent les inscriptions des utilisateurs.
- Des pièces jointes et des images insérées dans les courriels ne peuvent pas dépasser la limite établie pour votre établissement en matière de pièces jointes.
Pratiques exemplaires pour créer et utiliser des agents
Il importe de tenir compte de plusieurs points lors de la création d’un agent pour vos cours afin d’en tirer le meilleur parti. Les agents sont particulièrement utiles lorsque vous avez soigneusement réfléchi à leur organisation et à leur présentation à l’intérieur d’un cours.
Certaines des pratiques exemplaires comprennent les suivantes :
- Utilisez une convention d’appellation standard pour rationaliser l’ordre et le but de chaque agent.
- Utilisez la zone de description de l’agent pour saisir des notes et rappels des éléments de l’agent à ajuster pour chaque offre de cours.
- Déterminez si votre agent gagnerait à être répété.
- Utilisez des chaînes de remplacement pour personnaliser les courriels et limiter les modifications.
- Évitez d’utiliser des agents à outrance, surtout si vous pouvez transmettre les informations aux élèves d’une autre façon.