L'outil Agents intelligents scrute une unité organisationnelle pour repérer une activité correspondant à vos critères. Les recherches effectuées par les agents couvrent les activités d’ouverture de session, les activités de cours et les conditions de diffusion dans Brightspace.
Les exemples d’utilisation des agents intelligents comprennent les suivants :
- L’envoi de courriels destinés à des utilisateurs affichant des notes inférieures à un niveau donné.
- La recherche d’utilisateurs qui n’ont pas ouvert de session depuis un nombre de jours donné.
- La recherche d’utilisateurs qui visualisent un sujet de contenu précis.
Exigences
Les éléments suivants sont nécessaires pour utiliser Agents intelligents :
- Pour afficher et utiliser l’outil Agents intelligents, vous devez disposer des autorisations requises relative à l’outil Agents intelligents dans le cadre de votre rôle. Seul l’administrateur de votre organisation peut accéder à ces autorisations.
- Pour trouver l’outil Agents intelligents, accédez à Administration de cours à partir de la barre de navigation.
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Important : S vous ne trouvez pas l’outil Agents intelligents dans votre instance Brightspace, communiquez avec l’administrateur de votre organisation pour obtenir les autorisations nécessaires.
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Visite visuelle de l’outil Agents intelligents
Figure : Utiliser Agents intelligents pour créer de nouveaux agents, regrouper des agents en catégories, exporter un historique de tous les agents exécutés, et plus encore.
- Créez un nouvel agent, créez et modifiez des catégories pour regrouper des agents apparentés et sélectionnez Plus d’actions pour plus d’options.
- Activer, désactiver, supprimer ou modifier en masse des agents existants.
- Utilisez le tableau pour sélectionner des agents, les modifier et consulter les informations sur les dates d’exécution des agents.
- Utilisez le menu déroulant pour filtrer les agents.
- Personnaliser les paramètres de courriel relatifs à l’outil Agents intelligents.
Considérations et meilleures pratiques pour les agents intelligents
Lorsque vous configurez un agent intelligent, vous devez choisir ce qui suit :
Ce que l'agent recherche
L’agent recherche des conditions ou des critères précis, comme :
- Activité de connexion de l’utilisateur
- Activité du cours
- Conditions de diffusion (règles visant l’achèvement ou le non-achèvement de quelque chose)
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Important : Les agents vérifient ces conditions au moment de leur exécution. Cela signifie qu’un utilisateur qui a satisfait à la condition plus tôt pourrait ne pas la satisfaire plus tard, surtout pour les conditions « NON » (par exemple, ne s’est PAS connecté).
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Fréquence de l’exécution de l’agent
Vous décidez de la fréquence à laquelle l’agent vérifie les utilisateurs qui répondent aux critères. Vous pouvez choisir de configurer un calendrier d’exécution ou d’exécuter l’agent manuellement :
- Si vous configurez un calendrier, il s’exécute automatiquement.
- Si vous ne configurez pas un calendrier, vous devez lancer l’exécution de l’agent à partir de la page Liste des agents.
Quelle action l’agent prend-il
Lorsque les critères sont remplis, l’agent peut :
- Modifier l’inscription au cours (au cours actuel ou à un autre cours)
- Envoyer un courriel à l’utilisateur, à son vérificateur ou à une autre personne
- Ne prendre aucune mesure (utile quand vous voulez seulement avoir les rapports indiquant les personnes qui répondent aux critères)
Chaînes de remplacement et paramètres de lieu de langue
Votre agent peut utiliser des chaînes de remplacement pour personnaliser automatiquement dans un courriel la date d’accès au dernier cours ou la dernière date de connexion d’un apprenant. Si vous décidez d’utiliser des chaînes de remplacement, vous devez tenir compte des paramètres de lieu de langue par défaut du système de votre organisation et des paramètres de lieu du niveau de votre offre de cours.
Par exemple, si votre organisation est configurée au paramètre de lieu système par défaut « Anglais » (États-Unis), mais que le cours duquel votre agent intelligent est envoyé est configuré à Remplacer les préférences de paramètres de lieu vers une langue différente, le texte de chaîne de remplacement utilisera les paramètres de lieu de l’offre de cours.
Plus précisément, les chaînes de remplacement suivantes sont traduites en fonction des paramètres de lieu par défaut de votre organisation ou des paramètres de lieu que vous avez configurés au niveau de l’offre de cours :
- {OrgUnitStartDate} – La date de début spécifiée pour l’unité organisationnelle.
- {OrgUnitEndDate} – La date de fin spécifiée pour l’unité organisationnelle.
- {LastCourseAccessDate} – La dernière date à laquelle l’utilisateur initiateur a accédé au cours.
- {LastLoginDate} – La dernière date de connexion de l’utilisateur initiateur.
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Remarque : Pour en savoir plus sur la façon de définir votre paramètre de lieu par défaut, consultez la section Définir un paramètre de lieu par défaut. Pour en savoir plus sur les chaînes de remplacement que vous pouvez utiliser dans un agent intelligent, consultez Remplacer les chaînes disponibles pour les courriels d’agents intelligents dans la section Agent de Configurer des agents intelligents. |
La fréquence à laquelle l’agent prend des actions
Vous choisissez si l’agent devrait :
- agir une fois lorsqu’un utilisateur satisfait pour la première fois aux critères; ou
- Agir chaque fois qu’il s’exécute (par exemple, envoyer des courriels de rappel).
Meilleures pratiques d’utilisation des agents
Voici des conseils à considérer pour tirer le maximum de valeur des agents intelligents :
- utiliser une convention d’appellation cohérente pour que l’objectif de chaque agent soit clair;
- utiliser le champ Description pour ajouter des notes ou des rappels sur ce qui doit être mis à jour pour chaque terme;
- décider si l’agent doit répéter (par exemple, envoyer des rappels régulièrement);
- utiliser les chaînes pour personnaliser automatiquement les courriels (comme insérer le nom d’un apprenant);
- éviter de créer trop d’agents, surtout si les renseignements peuvent être partagés avec les apprenants d’une autre façon.