Con los agentes inteligentes puede supervisar una unidad de organización para descubrir una actividad que coincida con los criterios que usted defina. Los criterios que buscan los agentes son la actividad de inicio de sesión, la actividad en el curso y las condiciones de publicación en Brightspace.
Utilice Agentes inteligentes para identificar a los usuarios y tomar medidas de forma automática cuando se cumplan los criterios. Con los Agentes inteligentes, puede apoyar a los estudiantes de manera proactiva y automatizar las tareas repetitivas en su curso.
Comience con un objetivo
Antes de crear un Agente inteligente, identifique lo que desea lograr.
Por ejemplo, puede que desee:
- Volver a fomentar la participación de los estudiantes inactivos mediante la Actividad de inicio de sesión o la Actividad del curso.
- Notificar a los estudiantes según sus calificaciones mediante Condiciones de publicación.
- Automatizar los cambios de inscripción mediante Acciones > Cambiar inscripciones.
- Realizar un seguimiento de los patrones de participación mediante la Ejecución de práctica y Ver el historial.
Con estos ejemplos se demuestra que un objetivo claro influye directamente en la configuración de su agente.
| Tipo |
Mensaje |
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Consejo: Si no puede definir su resultado de manera clara, es probable que la configuración de su agente no se comporte como se espera. |
Elija su próximo paso
Utilice esta página para comprender la forma en que funcionan los Agentes inteligentes. Consulte los siguientes temas según lo que desee hacer a continuación:
Ejemplos de lo que pueden hacer los agentes:
- Enviar correos electrónicos a los usuarios con calificaciones inferiores a determinado nivel
- Verificar a los usuarios que no han iniciado sesión en una cantidad específica de días
- Verificar a los usuarios que visualizan un tema de contenido específico
Funciones de los agentes inteligentes
Supervisar la actividad del usuario
Los agentes evalúan la actividad de inicio de sesión, la actividad del curso y una amplia variedad de condiciones de publicación en Brightspace, como envíos de asignaciones, intentos de cuestionario, calificaciones y participación en debates.
Activar acciones automatizadas
Cuando los usuarios cumplen con los criterios especificados, los agentes pueden realizar acciones de manera automática, entre ellas:
- Enviar notificaciones automáticas por correo electrónico a los estudiantes, instructores u otras partes interesadas
- Modificar las inscripciones de los usuarios agregando o quitando usuarios de cursos o equipos de trabajo
- Cambiar roles de usuario
- Admitir premios o certificados a través de condiciones de publicación
Apoyar el compromiso y la retención
Entre los casos de uso frecuentes están los siguientes:
- Volver a fomentar la participación de los estudiantes, por ejemplo, usuarios que no han iniciado sesión durante siete días
- Notificar a los estudiantes o instructores sobre calificaciones bajas o actividades no realizadas
- Reconocer los logros, como la finalización de un módulo
- Automatizar los flujos de trabajo administrativos, como anular la inscripción de usuarios después de finalizar un curso
Automatizar tareas repetitivas
Los agentes reducen el esfuerzo manual mediante la automatización de las comunicaciones de rutina y las acciones de administración de cursos.
Requisitos
Se necesita lo siguiente para usar Agentes inteligentes:
- Para ver y usar Agentes inteligentes, debe tener los permisos de Agentes inteligentes requeridos aplicados a su rol. Solo el administrador de su organización puede acceder a estos permisos.
- Para localizar la página Agentes inteligentes, vaya a Administración del curso desde la barra de navegación.
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Importante: Si no encuentra la página Agentes inteligentes en su instancia de Brightspace, comuníquese con el administrador de su organización para obtener los permisos necesarios. |
Cómo funcionan los agentes inteligentes
Los agentes inteligentes ejecutan acciones basadas en criterios definidos en el momento de la ejecución.
Los agentes inteligentes siguen este proceso:
- Usted define los criterios para el agente según los roles de usuario en el listado de alumnos, los datos de actividad y las condiciones de publicación.
- Usted elige si desea programar el agente con el fin de que se ejecute de forma automática o activarlo para que se ejecute de forma manual.
- Cuando el agente se ejecuta, evalúa los usuarios que cumplen actualmente con los criterios.
- Si los usuarios cumplen con los criterios, el agente realiza la acción configurada.
- Los resultados se registran para fines de auditoría y solución de problemas.
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Importante: Los agentes inteligentes no monitorean la actividad del usuario de manera continua. La evaluación se realiza únicamente en el momento de la ejecución, con el estado actual de cada usuario. |
Para validar los resultados:
- Ejecución de práctica: Ejecuta la lógica de evaluación sin realizar acciones, lo que permite validar los criterios y los resultados esperados.
- Ejecutar ahora: Ejecuta de inmediato la evaluación y las acciones para todos los usuarios que cumplen con los criterios de ese momento.
Recorrido visual de Agentes inteligentes
- Cree un nuevo agente, cree y edite categorías para agrupar agentes relacionados y seleccione Más acciones para obtener más opciones.
- Active, desactive, elimine o edite de forma masiva agentes existentes.
- Utilice la tabla para seleccionar agentes, editar agentes y revisar la información sobre las fechas de ejecución de los agentes.
- Utilice el menú desplegable para filtrar agentes.
- Personalice la configuración de correo electrónico relacionada con Agentes inteligentes.
Consideraciones y prácticas recomendadas para agentes inteligentes
Cuando configure un agente inteligente, debe decidir lo siguiente:
Qué busca el agente
El agente busca condiciones o criterios específicos, tales como:
- Actividad de inicio de sesión de usuarios
- Actividad del curso
- Condiciones de publicación (reglas como completar o no completar algo)
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Importante: Los agentes verifican estas condiciones en el momento en que se ejecutan. Eso significa que un usuario que antes cumplía con la condición puede dejar de cumplirla más adelante, en especial para las condiciones “NO” (por ejemplo, NO ha iniciado sesión). |
Comprender el comportamiento de los criterios
- Los criterios se evalúan solo en el momento de la ejecución.
- Las condiciones que utilizan lógica negativa pueden cambiar con el tiempo.
- Un usuario puede cumplir con los criterios en una ejecución y no cumplirlos en una ejecución posterior.
La frecuencia con la que se ejecutará el agente
Usted decide con qué frecuencia el agente verifica los usuarios que cumplen con los criterios. Puede optar por establecer un programa de ejecución o ejecutar el agente de forma manual:
- Si establece un programa, se ejecuta de manera automática.
- Si no establece un programa, debe activarlo de forma manual en la página Lista de agentes.
La acción que realizará el agente
Cuando se cumplen los criterios, el agente puede:
- Cambiar la inscripción al curso (en el curso actual o en otro curso)
- Enviar un correo electrónico al usuario, su auditor u otra persona
- No realizar ninguna acción (útil si solo desea informes que muestren quiénes cumplen con los criterios)
Cadenas de reemplazo y configuración de idioma regional
Su agente puede usar cadenas de reemplazo para personalizar de manera automática en un correo electrónico la fecha de último acceso al curso o la fecha de último inicio de sesión de un estudiante. Si decide usar cadenas de reemplazo, debe tener en cuenta la configuración predeterminada del idioma regional del sistema de su organización y la configuración regional a nivel de la oferta de cursos.
Por ejemplo, si su organización usa una configuración regional del sistema predeterminada en inglés (Estados Unidos), pero el curso desde el que se envía el agente inteligente está configurado para Anular las preferencias de configuración regional con otro idioma, el texto de cadena de reemplazo utilizará la configuración regional de la oferta de cursos.
En concreto, las siguientes cadenas de reemplazo se traducen en función de la configuración regional predeterminada de su organización o la configuración regional anulada que establezca en el nivel de oferta de cursos:
- {OrgUnitStartDate}: la fecha de inicio especificada para la unidad de organización.
- {OrgUnitEndDate}: la fecha final especificada para la unidad de organización.
- {LastCourseAccessDate}: la última fecha de acceso del usuario inicial al curso.
- {LastLoginDate}: la última fecha de inicio de sesión del usuario inicial.
La frecuencia con la que actúa el agente
Usted elige si el agente debe:
- Actuar una vez cuando un usuario cumpla por primera vez con los criterios, o
- actúar cada vez que se ejecuta (por ejemplo, enviando correos electrónicos de recordatorio).
Comprenda la repetición
La configuración de Repetición controla con qué frecuencia se aplican todas las acciones seleccionadas, no solo las acciones de correo electrónico.
- Realizar una acción solo la primera vez que haya concordancia con los criterios del agente para un usuario procesa al usuario una sola vez.
- Realizar una acción cada vez que el agente sea evaluado y haya concordancia con los criterios del agente para un usuario procesa al usuario cada vez que el agente se ejecute y se cumplan los criterios.
Ejemplo
Criterios: Calificación mayor o igual que 0 %
Acción: Cambiar rol
Repetición: Primera vez
En este caso, el rol cambia una sola vez. Si alguien cambia el rol de forma manual más adelante, el agente no se vuelve a ejecutar para ese usuario.
Situaciones comunes
1. Volver a fomentar la participación de los estudiantes inactivos
Objetivo: Enviar un correo electrónico a los estudiantes que no hayan accedido al curso dentro de 7 días.
Configuración:
- Rol = Estudiante
- Actividad de inicio de sesión: No se accedió al curso dentro de 7 días
- Acción: Enviar correo electrónico
- Repetición: Realizar una acción cada vez que haya concordancia con los criterios del agente para un usuario
Validación:
- Ejecute una Ejecución de práctica
- Confirme que aparecen los usuarios correctos
Resultado esperado: Solo los estudiantes inactivos reciben correos electrónicos. Los estudiantes activos quedan excluidos.
Para conocer los pasos de configuración, consulte Configurar agentes inteligentes.
2. Permite identificar a los estudiantes en riesgo
Objetivo: Identificar a los estudiantes con un puntaje de calificación inferior al 50 %.
Configuración:
- Rol = Estudiante
- Condición de publicación: Calificación <50 %
- Acción: Enviar un correo electrónico o notificar al instructor
Validación:
- Ejecute una Ejecución de práctica
- Revise la lista de usuarios obtenida y ajuste la condición si es necesario.
Para conocer los pasos de configuración, consulte Configurar agentes inteligentes.
Prácticas recomendadas para el uso de agentes
Para obtener el máximo provecho de los agentes inteligentes, considere estos consejos:
- Utilice una convención de nomenclatura coherente para que el propósito de cada agente sea claro.
- Utilice el campo Descripción para agregar notas o recordatorios sobre lo que debe actualizarse en cada período.
- Decidir si el agente debe repetir (por ejemplo, enviar recordatorios con regularidad).
- Utilizar cadenas de reemplazo para personalizar automáticamente los correos electrónicos, como insertar el nombre de un estudiante.
- Evitar crear demasiados agentes, en especial si la información puede compartirse con los estudiantes de otra manera.
- Comience con un objetivo claro.
- Pruebe su lógica con una Ejecución de práctica.
- Utilice la configuración de repetición con cuidado.
- Revise los resultados antes de utilizar una automatización amplia.
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