Configurez un Agent intelligent pour identifier les utilisateurs et passer à l’action automatiquement en fonction des critères définis. Cela vous aide à automatiser la communication, les modifications d’inscription et d’autres flux de travail de cours.
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Important : Pour exécuter l’une des actions énumérées ci-dessous, vous devez disposer de l’autorisation relative à Agents intelligents > Gérer des agents. Communiquez avec votre administrateur si cette autorisation n'est pas attribuée à votre rôle. |
Démarrage rapide : créez votre premier agent
Utilisez cet exemple pour créer un agent de base qui implique de nouveau les inactifs.
- Accédez à Administration de cours > Agents intelligents.
- Cliquez sur Nouvel agent.
- Saisissez le nom de l'agent.
- Définissez le Rôle dans Liste des participants des.
- Configurez Activité de connexion de façon à ce que l’agent identifie les utilisateurs qui n’ont pas accédé au cours pendant sept (7) jours.
- Dans Actions, sélectionnez Envoyer un courriel lorsque les critères sont satisfaits.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
- Exécutez une Exécution d’essai.
- Examinez les résultats.
- Activez l’agent.
Vous avez maintenant un agent fonctionnel qui peut impliquer de nouveau les inactifs.
Avant de commencer
- Définissez le résultat que vous voulez que l’agent atteigne.
- Confirmez que vous disposez des autorisations requises.
- Déterminez si l’agent doit s’exécuter une seule fois, s’exécuter plusieurs fois ou s’exécuter selon un horaire.
Ajouter un lien vers l'outil Agents intelligents dans la barre de navigation
Vous pouvez ajouter un lien vers l'outil Agents intelligents à la barre de navigation de votre cours.
Marche à suivre pour ajouter le lien à la barre de navigation
- Dans le menu Outils d'administration, cliquez sur Navigation et thèmes.
- Cliquez sur le lien pour la barre de navigation dans laquelle vous désirez inclure le lien vers l’outil Agents intelligents.
- Dans la page Modifier la barre de navigation, accédez à la zone Liens, puis cliquez sur Ajouter des liens.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter des liens, cochez la case Agents intelligents.
- Cliquez sur Ajouter, puis sur Enregistrer et fermer.
Créer un nouvel agent
Créez un agent qui exécute une action, comme l’envoi d’un courriel, en fonction des critères que vous avez définis.
Pour créer un nouvel agent
- Accédez à Administration de cours > Agents intelligents.
- Cliquez sur Nouvel agent.
- Saisissez le nom de l'agent.
- (Facultatif) Ajoutez une Description de l'agent.
- (Facultatif) Sélectionnez une Catégorie. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur Ajouter une catégorie, ajoutez un Nom, puis cliquez sur Enregistrer.
- Accédez à État et sélectionnez l'option L'agent est activé pour activer l'agent dès de sa création.
Programmez la fréquence de vérification des critères de votre agent intelligent
Une fois que vous avez défini les descriptions générales et l’état de votre nouvel agent intelligent, vous pouvez choisir la fréquence à laquelle l’agent s’exécutera et évaluer les critères que vous définissez.
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Remarque : Les Agents intelligents peuvent commencer avant la date de début du cours. Les agents intelligents cessent de s’exécuter et sont automatiquement désactivés si le cours est inactif, que la date de fin est échue ou qu’il est supprimé. Vous pouvez toujours configurer une exécution d’essai ou une exécution manuelle d’un agent intelligent en tout temps dans un cours dont la date de fin est dépassée. |
Pour régler la fréquence de votre agent intelligent
- À partir de la page Nouvel agent, cliquez pour développer la section Programmation.
- Sélectionnez une Fréquence et entrez les critères en fonction de cette fréquence.
Définir les rôles cibles de votre agent intelligent
Vous devez également définir les critères que votre agent intelligent examinera lorsqu’il s’exécutera. Cela comprend les rôles d’utilisateur sur lesquels l’agent se concentre.
Pour définir le rôle sur lequel votre agent intelligent se concentre
- À partir de la page Nouvel agent, développer la section Critères.
- Dans Rôle dans la Liste des inscrits au cours, procédez de l’une des façons suivantes :
- Pour que l’agent s’applique à tous les rôles de la Liste de participants, sélectionnez l’option Tous les utilisateurs visibles dans la Liste des participants.
- Pour que l’agent ne s’applique qu’à certains rôles, sélectionnez Utilisateurs détenant des rôles précis, puis sélectionnez les rôles visés.
Définissez l’activité qui incite votre agent intelligent à passer à l’action
Vous devez choisir le type d’activité qui incite votre agent intelligent à s’exécuter ou à passer à l’action.
Pour définir l’activité qui incite à passer à l’action
- À partir de la page Nouvel agent, développer la section Critères.
- Sous Exécuter l’activité, sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes :
- Activité de connexion exécute l’agent si l’utilisateur s’est connecté ou ne s’est pas connecté dans la plateforme au cours de la dernière période indiquée.
- Activité du cours exécute l'agent si l'utilisateur a accédé ou n'a pas accédé au cours de la période indiquée.
| Remarque : Aucune option ne peut être sélectionnée si la Fréquence de l'agent est réglée à Horaire ou Exécution unique. |
Imposer des conditions de diffusion à votre agent intelligent
Vous pouvez également sélectionner et imposer des conditions de diffusion à votre agent intelligent. Ils incitent votre agent à passer à l’action une fois que les conditions de diffusion précises sont remplies.
Pour joindre les conditions de diffusion à votre agent
- À partir de la page Nouvel agent, développer la section Critères.
- Cliquez sur Conditions de diffusion.
- Pour créer une nouvelle condition de diffusion, cliquez sur Créer et procédez comme suit :
- Sélectionnez un Type de condition.
- Sélectionnez vos Détails de condition en fonction de ce type.
- Cliquez sur Créer.
- Pour sélectionner une condition de diffusion existante, cliquez sur Parcourir et procédez comme suit :
- Sous Afficher les conditions pour, sélectionnez un outil pour filtrer vos conditions.
- Sélectionnez la condition désirée et cliquez sur Joindre. Plusieurs conditions peuvent être sélectionnées.
Comment les conditions sont évaluées
Lorsque vous utilisez plusieurs conditions, l’agent évalue la façon dont ces conditions se combinent.
- Toutes les conditions doivent être remplies lorsqu’elles sont jointes avec la logique ET.
- Certaines configurations peuvent permettre d’autres conditions avec la logique OU.
Exemple :
Condition A : Note < 50 %
Condition B : Aucune connexion pendant 7 jours
Dans cet exemple, seuls les utilisateurs qui répondent aux deux conditions sont sélectionnés.
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Conseil : Si votre agent renvoie des utilisateurs inattendus, examinez la combinaison de vos conditions. |
Inscrire et désinscrire des utilisateurs à l’aide d’un agent intelligent
Vous pouvez définir les actions que votre agent intelligent prend ainsi que la fréquence, après que les critères définis sont respectés. Les actions peuvent inclure la modification du rôle de l’utilisateur, l’inscription d’un utilisateur à un cours ou la désinscription d’un utilisateur d’un cours.
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Important : Pour accéder à l’option Modifier les inscriptions utilisateur, vous devez disposer des autorisations relatives aux rôles Agents Intelligents > Utiliser les actions d’inscription d’agent et Agents intelligents > Annuler des inscriptions. Si vous ne voyez pas cette option, communiquez avec votre administrateur pour obtenir de l’aide. |
Marche à suivre pour définir le type d’actions
- À la page Nouvel agent, développez la section Actions.
- Sous Répétition, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Activer lorsque les utilisateurs répondent aux critères de l’agent pour la première fois seulement.
- Activer chaque fois que l’agent est évalué et que l’utilisateur répond aux critères de l’agent.
- Sous Modifier les inscriptions de l’utilisateur, sélectionnez l’option Modifier les inscriptions de l’utilisateur une fois les critères satisfaits.
- Sous Action d’inscription, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Sélectionnez Changer le rôle actuel et sélectionnez un Nouveau rôle.
- Sélectionnez Désinscrire du cours actuel.
- Sélectionnez Inscrire l’utilisateur à un cours, puis cliquez sur Sélectionner l’unité organisationnelle pour choisir l’offre de cours. Cliquez sur Mettre à jour.
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Remarque : Le paramètre Répétition s’applique à toutes les actions sélectionnées, y compris le courriel, les modifications d’inscription et les changements de rôle. |
Envoyer un courriel à l’aide de votre agent intelligent
Vous pouvez également demander à votre agent d’envoyer un courriel à une adresse précise lorsque l’action est prise.
Marche à suivre pour demander à votre agent d’envoyer un courriel une fois les critères satisfaits
- À partir de la page Nouvel agent, développer la section Actions.
- Sous Envoyer un courriel, cochez la case Envoyer un courriel une fois les critères satisfaits et entrez les détails de votre courriel et les pièces jointes applicables.
- Pour envoyer le courriel de l’agent à des destinataires précis, cliquez sur Quelles adresses de courriel spéciales puis-je utiliser?, copiez la chaîne de remplacement appropriée, puis collez-la dans les champs À, Cc ou Cci, au besoin. Les adresses courriel spéciales comprennent notamment les utilisateurs, les vérificateurs, les parents et les tuteurs.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
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Important : Entrez une seule adresse de courriel ou une chaîne de remplacement prise en charge dans chaque champ À, CC ou CCI. |
Chaînes de remplacement disponibles pour les courriels d’agent intelligent
Le tableau suivant présente les chaînes de remplacement qui peuvent être utilisées dans un courriel envoyé à l’aide d’un agent intelligent. Il précise également les chaînes de remplacement qui sont traduites dans le contenu du corps du courriel, en fonction des paramètres régionaux de votre organisation ou de l’offre de cours.
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Important : Si votre organisation est configurée au paramètre de lieu système par défaut, mais que le cours duquel votre agent intelligent est envoyé est configuré à Remplacer les préférences de paramètres de lieu vers une langue différente, le texte de chaîne de remplacement utilisera les paramètres de lieu de l’offre de cours. De plus, les chaînes de remplacement ne sont pas toutes localisées ou traduites en fonction de vos paramètres de lieu. Pour en savoir plus sur la façon de définir votre paramètre de lieu par défaut, consultez la section Définir les paramètres de lieu par défaut. |
| Chaîne de remplacement |
Description |
Zone d'utilisation |
Est-ce traduit en utilisant les paramètres de lieu de l’organisation ou de l’offre de cours? |
|---|
| {InitiatingUser} |
L'utilisateur qui exécute l'action répondant aux critères de l'agent |
Champ d'adresse de courriel |
Non |
| {InitiatingUserAuditors} |
Les vérificateurs de l'utilisateur qui exécute l'action répondant aux critères de l'agent |
Champ d'adresse de courriel |
Non |
| {InitiatingUserParents} |
Les éléments primaires de l’utilisateur qui effectuent la ou les actions nécessaires pour répondre aux critères de l’agent. |
Champ d'adresse de courriel |
Non |
| {OrgName} |
Le nom de l'organisation |
Corps du courriel |
Non |
| {OrgUnitCode} |
Le code de l’unité organisationnelle |
Corps du courriel |
Non |
| {OrgUnitName} |
Le nom de l'unité organisationnelle. |
Corps du courriel |
Non |
| {OrgUnitStartDate} |
La date de début précisée pour l’unité organisationnelle |
Corps du courriel |
Oui |
| {OrgUnitEndDate} |
La date de fin précisée pour l’unité organisationnelle |
Corps du courriel |
Oui |
| {OrgUnitId} |
L’ID d’unité organisationnelle requis pour faire fonctionner les liens rapides |
Ligne d'objet du courriel et corps du courriel |
Non |
| {InitiatingUserFirstName} |
Le prénom de l'utilisateur qui déclenche l'action |
Corps du courriel |
Non |
| {InitiatingUserLastName} |
Le nom de famille de l'utilisateur qui déclenche l'action |
Corps du courriel |
Non |
| {InitiatingUserUserName} |
Le nom d'utilisateur de celui qui déclenche l'action |
Corps du courriel |
Non |
| {InitiatingUserOrgDefinedId} |
L’ID défini par l’organisation de l’utilisateur qui déclenche l’action |
Corps du courriel |
Non |
| {LastCourseAccessDate} |
La date de dernier accès au cours de l'utilisateur qui déclenche l'action |
Ligne d'objet du courriel et corps du courriel |
Oui |
| {LastLoginDate} |
La date de dernière ouverture de session de l'utilisateur qui déclenche l'action |
Ligne d'objet du courriel et corps du courriel |
Oui |
| {LoginPath} |
L'adresse du chemin d'ouverture de session du site |
Corps du courriel |
Non |
Liste de rappels préalable à l’exécution
Avant d’exécuter votre agent, confirmez les éléments suivants :
- Vos critères correspondent à votre objectif.
- Vos conditions reflètent la bonne logique.
- L’agent est activé si vous prévoyez utiliser la programmation.
- Votre paramètre Répétition correspond au comportement que vous attendez.
- La synchronisation de votre calendrier est exacte.
Le problème le plus courant : de bons paramètres d’action liés à de mauvais critères.
Essayez ces objectifs communs
- Pour impliquer de nouveau les inactifs, configurez Activité de connexion et envoyez un courriel.
- Pour identifier les à risque, configurez une Condition de diffusion basée sur les notes.
Pour des exemples de scénarios, consultez la section À propos des agents intelligents.
Prochaine étape
Pour tester et valider votre agent, consultez la section Exécuter des agents intelligents.
Modifier un agent
Vous pouvez modifier les agents existants.
Pour modifier un agent
- Accédez à Administration de cours > Agents intelligents.
- Sélectionnez une option de filtre dans Afficher. Les options sont les suivantes :
- Tous les agents
- Par catégorie (qui trie les agents par catégorie)
- Activé (uniquement les agents activés)
- Désactivé (uniquement les agents qui ne sont pas actuellement activés).
- Dans le menu contextuel de l'agent à modifier, cliquez sur Modifier l'agent.
- Pour modifier plusieurs agents à la fois, sélectionnez au moins deux agents et cliquez sur Modifier en bloc.
| Remarque : La fonction Modifier en bloc vous permet seulement de modifier certains attributs (titre, catégorie, état actif ou inactif). |
- Effectuez vos modifications.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Restaurer un agent
Vous pouvez restaurer des agents supprimés. Tous les agents restaurés conservent leurs propriétés existantes et leur historique.
Marche à suivre pour restaurer un agent supprimé
- Accédez à Administration de cours > Agents intelligents.
- Cliquez sur Plus d'actions et sélectionnez Restaurer.
- Sélectionnez Restaurer pour restaurer un agent supprimé.
Reclassement des catégories des agents
Vous pouvez reclasser la liste des catégories utilisées par les Agents intelligents.
Marche à suivre pour reclasser la liste de catégories des agents
- Accédez à Administration de cours > Agents intelligents.
- Cliquez sur Modifier les catégories.
- Dans le champ Ordre de tri de la catégorie, entrez la valeur numérique, puis appuyez sur Entrée ou cliquez à l’extérieur du champ.
- Cliquez sur Fermer.
Activer ou désactiver votre agent intelligent
Vous pouvez activer et désactiver des agents individuellement ou en bloc à la page Liste des agents. L'icône L'agent n'est pas activé (un cercle rouge renfermant un trait) s'affiche à côté du nom des agents désactivés.
Pour activer ou désactiver votre agent
- Accédez à Administration de cours > Agents intelligents.
- Procédez de l'une des façons suivantes :
- Pour activer un agent, sélectionnez-le, puis cliquez sur Activer.
- Pour désactiver un agent, sélectionnez-le, puis cliquez sur Désactiver.
Actualiser les réglages de l'outil Agents intelligents
Vous pouvez modifier les paramètres de l’outil Agents intelligents pour définir des valeurs personnalisées pour les noms des expéditeurs de courriels et les adresses des destinataires qui recevront les réponses.
Marche à suivre pour mettre à jour les paramètres d’un agent intelligent
- Accédez à Administration de cours > Agents intelligents.
- Cliquez sur Réglages.
- Sélectionnez une des options suivantes :
- Sélectionnez l'option Utiliser les valeurs par défaut du système.
- Sélectionnez l’option Définir des valeurs personnalisées pour ce cours, puis remplissez les champs pertinents.
- Cliquez sur Enregistrer.
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