L’outil Agents intelligents vous aide à surveiller une unité organisationnelle pour repérer des activités qui correspondent aux critères que vous définissez. Les critères que les agents recherchent dans Brightspace sont les activités de connexion, les activités de cours et les conditions de diffusion.
Utilisez l’outil Agents intelligents pour identifier les utilisateurs et passer à l’action automatiquement lorsque les critères sont satisfaits. Cela vous aide à soutenir proactivement les et à automatiser les tâches répétitives dans votre cours.
Commencer avec un objectif
Avant de créer un agent intelligent, déterminez ce que vous voulez accomplir.
Par exemple, vous pourriez vouloir :
- Impliquer de nouveau les inactifs en utilisant Activité de connexion ou Activité de cours
- Aviser les fonction des notes en utilisant Conditions de diffusion
- Automatiser les modifications d’inscription en utilisant Actions > Modifier les inscriptions
- Faire le suivi des tendances en matière d’engagement à l’aide de Exécution d’essai et Afficher l’historique
Ces exemples montrent la façon dont un objectif clair façonne directement la configuration de votre agent.
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Message |
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Conseil : Si vous ne pouvez pas définir clairement votre résultat, la configuration de votre agent ne se comportera probablement pas comme prévu. |
Choisir votre prochaine étape
Utilisez cette page pour comprendre le fonctionnement des Agents intelligents. Consultez les sujets suivants en fonction de votre prochaine étape :
Les exemples d’utilisation des agents intelligents comprennent les suivants :
- L’envoi de courriels destinés à des utilisateurs affichant des notes inférieures à un niveau donné.
- La recherche d’utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis un nombre de jours précis.
- La recherche d’utilisateurs qui consultent un sujet de contenu précis.
Ce que font les agents intelligents
Surveiller l’activité des utilisateurs
Les agents évaluent l’activité de connexion, l’activité du cours et une vaste gamme de conditions de diffusion dans Brightspace, comme les soumissions de travaux, les tentatives de réponse à un questionnaire, les notes et la participation aux discussions.
Déclencher des actions automatisées
Lorsque les utilisateurs répondent aux critères spécifiés, les agents peuvent effectuer des actions automatiquement, notamment :
- Envoyer des notifications automatisées par courriel aux , enseignants ou à d’autres intervenants
- Modifier les inscriptions des utilisateurs en ajoutant des utilisateurs aux cours ou aux groupes ou en les supprimant de ces derniers
- Changer les rôles des utilisateurs
- Soutenir les récompenses ou les certificats par l’entremise des conditions de diffusion
Soutenir l’engagement et la rétention
Les cas d’utilisation courants incluent :
- Impliquer de nouveau les inactifs, par exemple, des utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis sept jours
- Aviser les ou les enseignants au sujet des notes basses ou des activités manquées
- Reconnaître les réalisations, comme l’achèvement d’un module
- Automatiser des flux de travail administratifs, comme la désinscription des utilisateurs après l’achèvement du cours
Automatiser les tâches répétitives
Les agents réduisent les efforts manuels en automatisant les communications de routine et les actions de gestion de cours.
Exigences
Les éléments suivants sont nécessaires pour utiliser Agents intelligents :
- Pour afficher et utiliser l’outil Agents intelligents, vous devez disposer des Autorisations relatives à Agents intelligents dans le cadre de votre rôle. Seul l’administrateur de votre organisation peut accéder à ces autorisations.
- Pour trouver l’outil Agents intelligents, accédez à Administration de cours à partir de votre barre de navigation.
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Important : Si vous ne trouvez pas l’outil Agents intelligents dans votre instance Brightspace, communiquez avec l’administrateur de votre organisation pour obtenir les autorisations nécessaires. |
Fonctionnement des Agents intelligents
Les Agents intelligents exécutent des actions en fonction de critères définis au moment de l’exécution.
Les Agents intelligents suivent ce processus :
- Vous définissez les critères pour l’agent en fonction des rôles d’utilisateur dans la liste de participants, des données sur les activités et des conditions de diffusion.
- Vous sélectionnez si vous souhaitez programmer l’agent pour qu’il s’exécute automatiquement ou le déclencher pour qu’il s’exécute manuellement.
- Lorsque l’agent s’exécute, il évalue les utilisateurs qui répondent actuellement aux critères.
- Si les utilisateurs répondent aux critères, l’agent exécute l’action configurée.
- Les résultats sont consignés à des fins de vérification et de dépannage.
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Important : Les Agents intelligents ne surveillent pas continuellement l’activité des utilisateurs. L’évaluation se produit seulement au moment de l’exécution, en utilisant l’état actuel de chaque utilisateur. |
Pour valider les résultats :
- Exécution d’essai : Exécute la logique d’évaluation sans exécuter d’actions, permettant la validation des critères et des résultats attendus.
- Exécuter maintenant : Exécute immédiatement l’évaluation et les actions pour tous les utilisateurs qui répondent aux critères à ce moment-là.
Visite visuelle de l’outil Agents intelligents
- Créez un nouvel agent, créez et modifiez des catégories pour regrouper des agents apparentés et sélectionnez Plus d’actions pour plus d’options.
- Activer, Désactiver, Supprimer ou Modifier en bloc des agents existants.
- Utilisez le tableau pour sélectionner des agents, les modifier et consulter les informations sur les dates d’exécution des agents.
- Utilisez le menu déroulant pour filtrer les agents.
- Personnaliser les paramètres de courriel relatifs à l’outil Agents intelligents.
Considérations et meilleures pratiques pour les Agents intelligents
Lorsque vous configurez un agent intelligent, vous devez choisir ce qui suit :
Ce que l'agent recherche
L’agent recherche des conditions ou des critères précis, comme :
- Activité de connexion de l’utilisateur
- Activité du cours
- Conditions de diffusion (règles visant l’achèvement ou le non-achèvement de quelque chose)
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Important : Les agents vérifient ces conditions au moment de leur exécution. Cela signifie qu’un utilisateur qui a satisfait à la condition plus tôt pourrait ne pas la satisfaire plus tard, surtout pour les conditions « NON » (par exemple, ne s’est PAS connecté). |
Comprendre le comportement lié aux critères
- Les critères sont évalués uniquement à l’exécution.
- Les conditions qui utilisent une logique négative peuvent changer au fil du temps.
- Un utilisateur peut répondre aux critères pendant une exécution et ne pas les satisfaire pendant une exécution ultérieure.
Fréquence de l’exécution de l’agent
Vous décidez de la fréquence à laquelle l’agent vérifie les utilisateurs qui répondent aux critères. Vous pouvez choisir de configurer un calendrier d’exécution ou d’exécuter l’agent manuellement :
- Si vous configurez un calendrier, il s’exécute automatiquement.
- Si vous ne configurez pas un calendrier, vous devez lancer l’exécution de l’agent à partir de la page Liste des agents.
Quelle action l’agent prend-il
Lorsque les critères sont remplis, l’agent peut :
- Modifier l’inscription au cours (au cours actuel ou à un autre cours)
- Envoyer un courriel à l’utilisateur, à son vérificateur ou à une autre personne
- Ne prendre aucune mesure (utile quand vous voulez seulement avoir les rapports indiquant les personnes qui répondent aux critères)
Chaînes de remplacement et paramètres de lieu de langue
Votre agent peut utiliser des chaînes de remplacement pour personnaliser automatiquement dans un courriel la date d’accès au dernier cours ou la dernière date de connexion d’un Si vous décidez d’utiliser des chaînes de remplacement, vous devez tenir compte des paramètres de lieu de langue par défaut du système de votre organisation et des paramètres de lieu du niveau de votre offre de cours.
Par exemple, si votre organisation est configurée au paramètre de lieu système par défaut « Anglais » (États-Unis), mais que le cours duquel votre agent intelligent est envoyé est configuré à Remplacer les préférences de paramètres de lieu vers une langue différente, le texte de chaîne de remplacement utilisera les paramètres de lieu de l’offre de cours.
Plus précisément, les chaînes de remplacement suivantes sont traduites en fonction des paramètres de lieu par défaut de votre organisation ou des paramètres de lieu que vous avez configurés au niveau de l’offre de cours :
- {OrgUnitStartDate} – La date de début spécifiée pour l’unité organisationnelle.
- {OrgUnitEndDate} – La date de fin spécifiée pour l’unité organisationnelle.
- {LastCourseAccessDate} – La dernière date à laquelle l’utilisateur initiateur a accédé au cours.
- {LastLoginDate} – La dernière date de connexion de l’utilisateur initiateur.
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Remarque : Pour en savoir plus sur la façon de définir votre paramètre de lieu par défaut, consultez la section Définir un paramètre de lieu par défaut. Pour en savoir plus sur les chaînes de remplacement que vous pouvez utiliser dans un agent intelligent, consultez Remplacer les chaînes disponibles pour les courriels d’agents intelligents dans la section Configurer des Agents intelligents. |
La fréquence à laquelle l’agent prend des actions
Vous choisissez si l’agent devrait :
- agir une fois lorsqu’un utilisateur satisfait pour la première fois aux critères; ou
- Agir chaque fois qu’il s’exécute (par exemple, envoyer des courriels de rappel).
Comprendre la répétition
Le paramètre Répétition contrôle la fréquence à laquelle toutes les actions sélectionnées sont appliquées, pas seulement les actions par courriel.
- Passer à l'action seulement la première fois qu'un utilisateur répond aux critères de l'agent traite un utilisateur une seule fois.
- Passer à l'action chaque fois que l'agent est évalué et qu'un utilisateur répond à ses critères traite l’utilisateur chaque fois que l’agent s’exécute et que les critères sont satisfaits.
Exemple
Critère : Note supérieure ou égal à 0 %
Action: Changer le rôle
Répétition: Première fois
Dans ce cas, le rôle change une seule fois. Si quelqu’un change manuellement le rôle plus tard, l’agent ne s’exécute pas de nouveau pour cet utilisateur.
Scénarios courants
1. Impliquer de nouveau les apprenants inactifs
Objectif : Envoyer un courriel aux qui n’ont pas accédé au cours depuis sept (7) jours.
Configuration :
- Rôle :
- Activité de connexion : N’a pas accédé au cours pendant sept (7) jours
- Action : Envoyer un courriel
- Répétition : Passer à l’action chaque fois que les critères de l’agent sont satisfaits pour un utilisateur
Validation :
- Exécuter une Exécution d’essai
- Confirmer que les bons utilisateurs s’affichent
Résultat attendu: Seuls les inactifs reçoivent des courriels. Les actifs sont exclus.
Pour les étapes de configuration, consultez la section Configurer Agents intelligents.
2. Identifier les apprenants à risque
Objectif : Identifier les ayant obtenu une note inférieure à 50 %.
Configuration :
- Rôle :
- Condition de diffusion : Note inférieure à 50 %
- Action: Envoyer un courriel ou aviser l’enseignant
Validation :
- Exécuter une Exécution d’essai
- Examiner la liste d’utilisateurs retournée et ajustez la condition au besoin
Pour les étapes de configuration, consultez la section Configurer Agents intelligents.
Pratiques exemplaires d’utilisation des agents
Voici des conseils à considérer pour tirer le maximum de valeur des agents intelligents :
- utiliser une convention d’appellation cohérente pour que l’objectif de chaque agent soit clair;
- utiliser le champ Description pour ajouter des notes ou des rappels sur ce qui doit être mis à jour pour chaque terme;
- décider si l’agent doit répéter (par exemple, envoyer des rappels régulièrement);
- utiliser les chaînes pour personnaliser automatiquement les courriels, comme en insérant insérer le nom d’un ;
- éviter de créer trop d’agents, surtout si les renseignements peuvent être partagés avec les apprenants d’une autre façon.
- Commencez avec un objectif clair.
- Testez votre logique à l’aide d’une Exécution d’essai.
- Utilisez les paramètres de répétition avec attention.
- Examinez les résultats avant d’utiliser une automatisation de grande envergure.
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