De tool Intelligente agents controleert een organisatie-eenheid om een activiteit te vinden die overeenkomt met de criteria die u hebt ingesteld. De criteria waarnaar de agents zoeken zijn aanmeldingsactiviteiten, cursusactiviteiten en releasevoorwaarden in Brightspace®.
Voorbeelden van toepassingen van agents zijn:
- E-mail verzenden naar gebruikers met scores onder een bepaald niveau
- Controleren op gebruikers die zich niet hebben aangemeld binnen een specifiek aantal dagen
- Controleren op gebruikers die een bepaald onderwerp van de inhoud bekijken
Vereisten
De volgende vereiste gelden voor het gebruik van Intelligente agenten:
- Als u intelligente agenten wilt zien en gebruiken, moet u beschikken over de vereiste machtigingen voor intelligente agenten die op uw rol zijn toegepast. Deze machtigingen zijn alleen toegankelijk voor de beheerder van uw organisatie.
- Als u de intelligente agenten wilt vinden, gaat u naar Cursusbeheer vanaf de navigatiebalk.
Belangrijk: als u Intelligente agenten niet kunt vinden in uw Brightspace®-instantie, neemt u contact op met de beheerder van uw organisatie om de vereiste machtigingen te verkrijgen.
Visuele tour van Intelligente agenten
Afbeelding: Gebruik iItelligente agenten om nieuwe agenten te maken, agenten in categorieën te groeperen, een geschiedenis van alle uitgevoerde agenten te exporteren en meer.
- Maak een nieuwe agent, maak en bewerk categorieën om gerelateerde agenten samen te groeperen en selecteer Meer acties voor meer opties.
- Bestaande agents inschakelen, uitschakelen, verwijderen of in bulk bewerken.
- Gebruik de tabel om agenten te selecteren, agenten te bewerken en informatie over uitvoeringsdatums van agenten te bekijken.
- Gebruik het vervolgkeuzemenu om agenten te filteren.
- E-mailinstellingen met betrekking tot intelligente agenten aanpassen.
Overwegingen bij het instellen van agents
Wanneer u een nieuwe agent maakt, moet u het volgende bepalen:
- De criteria waarnaar de agent zoekt. De agent kan de aanmeldingsactiviteit van de gebruiker, de cursusactiviteit en/of geactiveerde releasevoorwaarden controleren. Houd er rekening mee dat intelligente agents de status van de releasevoorwaarden evalueren op het moment dat ze worden uitgevoerd. Een gebruiker die bij een eerdere uitvoering nog wel aan een releasevoorwaarde heeft voldaan, voldoet tijdens een volgende uitvoering mogelijk niet langer aan een releasevoorwaarde, met name in het geval van onze 'NIET'-voorwaarden.
- Hoe vaak de agent volgens planning zal worden uitgevoerd om gebruikers te zoeken die aan de criteria voldoen. Als u geen schema instelt, moet de agent handmatig worden geactiveerd op de pagina Agentlijst.
- Hoe vaak de agent actie onderneemt wanneer een gebruiker aan de criteria voldoet. Dat wil zeggen: stuurt de agent de eerste keer dat de gebruiker de agent activeert één e-mail of stuurt de agent herinnerings-e-mails naar de gebruiker telkens wanneer de agent wordt uitgevoerd?
- De actie die u wilt dat de agent onderneemt wanneer de agent een gebruiker vindt die voldoet aan de criteria waarnaar de agent op zoek is. Een agent kan: de inschrijving voor de huidige cursus wijzigen of zich inschrijven voor een andere cursus; een e-mail sturen naar de gebruiker, hun auditor of andere gebruiker of niets doen (als u geen actie kiest, kan de agent rapporten uitvoeren en genereren van degene die aan de criteria heeft voldaan tijdens verschillende uitvoeringen van de agent).
Opmerkingen:
- U moet over de juiste inschrijvingsmachtigingen beschikken in de huidige of doelcursussen om intelligente agents te kunnen maken die gebruikersinschrijvingen wijzigen.
- Bestandsbijlagen en ingevoegde afbeeldingen in e-mails mogen de limiet voor uw instelling voor e-mailbijlagen niet overschrijden.
Beste methoden voor het maken en gebruiken van agents
Er zijn veel dingen die u moet overwegen bij het instellen van agents voor uw cursus om optimaal te profiteren van het gebruik van de tool. Agents zijn het nuttigst als u zorgvuldig hebt nagedacht over de manier waarop u ze ordent en presenteert in een cursus.
Enkele beste methoden zijn:
- Gebruik een standaard naamgevingsconventie om de volgorde en het doel van elke agent duidelijk te maken
- Gebruik het gebied Beschrijving van de agent om herinneringsberichten te verzamelen van wat u moet aanpassen in de agent voor elke cursuseditie
- Bepaal of uw agent baat heeft bij herhaling
- Gebruik vervangende tekenreeksen om e-mails te personaliseren en het bewerken tot een minimum te beperken
- Vermijd overmatig gebruik van agents, vooral als u cursisten op een andere manier van de informatie kunt voorzien