Publicado originalmente el 22 de abril de 2019.
Por lo general, los nuevos usuarios de Data Hub se sienten cómodos usando conjuntos de datos avanzados, pero no se aventuran más allá de descargarlos regularmente. Los conjuntos de datos de Brightspace pueden resultar desalentadores para aquellos que no están acostumbrados a trabajar con tablas de datos sin procesar, pero no tiene por qué ser así. Hay mucho más conocimiento disponible en el Data Hub una vez que comienza a usar los conjuntos de datos de Brightspace y a combinarlos con otros conjuntos de datos.
Una de las limitaciones de trabajar solo con conjuntos de datos avanzados es que está limitado solo a los campos incluidos en ese conjunto de datos. Si desea filtrar por otro campo o agregar otra columna a la tabla, no puede hacerlo sin conectar los datos a otro conjunto de datos.
Aquí es donde los conjuntos de datos de Brightspace agregan un valor significativo: hay muchos más datos disponibles que en los conjuntos de datos avanzados, y usted tiene la flexibilidad de crear tablas de estructura infinitamente diferentes para la generación de informes. La clave es que hay que "unir" los conjuntos de datos para acceder a esta información de forma legible.
Los conjuntos de datos de Brightspace se basan en los principios de las bases de datos relacionales. Los elementos, como un usuario o un curso, tienen atributos específicos (por ejemplo, nombre, fecha de inicio) y también relaciones entre sí (por ejemplo, un usuario puede estar inscrito en un curso). Para mayor eficiencia en el almacenamiento y manejo de datos, estos elementos están representados por valores enteros únicos en todo el archivo (generalmente denominados "Ids"). Si tiene un usuario denominado "Aprendiz ABC" con un ID de usuario de "12121", puede buscarlo en el conjunto de datos de inscripciones y retiros con ese ID para encontrar los OrgUnitIds de los cursos en los que se han inscrito.
Una implementación completa de informes utilizando conjuntos de datos implicaría la creación de una base de datos y, potencialmente, la combinación de muchos conjuntos de datos, según sea necesario, para sus requisitos de informes. Sin embargo, para comenzar, tenemos un ejemplo usando Excel que demuestra cómo se pueden combinar los diferentes conjuntos de datos.
Si alguna vez no está seguro de la relación entre dos conjuntos de datos, haga una pregunta en el Comunidad de Brightspace Y estaremos encantados de aclarar la relación.
Ejemplo de aprovechamiento de una combinación de conjuntos de datos
Aunque a menudo tratamos los conjuntos de datos avanzados (ADS) y los conjuntos de datos de Brightspace (BDS) como herramientas separadas, no hay ninguna razón por la que no pueda usar ambos y, por lo tanto, aprovechar las fortalezas de ambos para satisfacer sus necesidades de informes. En el siguiente ejemplo se utilizan dos conjuntos de datos que deberá descargar de su centro de datos: el ADS "Inscripción y retiros" y el BDS "Acceso al curso" para crear un informe que enumere a los estudiantes que se han inscrito en un curso hace más de 14 días pero que aún no han iniciado sesión en el curso. De esta manera, un asesor tendría una lista de estudiantes que probablemente necesiten alguna intervención. Tenga en cuenta que estamos evitando intencionalmente el uso de macros para mantener el ejemplo simple y asumiendo que los retiros no se utilizan para los cursos actualmente activos. Además, suponemos que Data Hub ya está habilitado y que tiene acceso completo a él.
Paso uno: Desde el Centro de Datos, ejecute el Conjunto de Datos Avanzados "Inscripciones y Retiros", con parámetros para incluir todos los cursos actualmente activos (depende de su proceso de inscripción). Una vez que se haya generado, descárguelo, descomprímalo y ábralo. También descargue, descomprima y abra el conjunto de datos de Brightspace completo y completo de "Acceso al curso".
Paso Dos: Copie la hoja de cálculo Acceso al curso en el libro de trabajo Inscripciones y retiros.
Tercer paso: Resalte las columnas pegadas desde Acceso al curso (OrgUnitId, UserId y DayAccessed) y, a continuación, en la pestaña Datos, haga clic en Eliminar duplicados. En el cuadro de diálogo Eliminar duplicados que aparece, desmarque la columna "Acceso diario" y, a continuación, haga clic en De acuerdo. Se le proporcionará un resumen del número de filas eliminadas.
Paso Cuatro: En la pestaña Inicio de la hoja de cálculo Acceso al curso, inserte una nueva columna a la izquierda de las columnas actuales y asígnele el nombre "Id de curso y usuario".
Ingrese la siguiente fórmula en la segunda celda de la primera columna (A2) y duplíquela en las filas haciendo doble clic en el cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda: =CONCAT(B2, "_", C2)
Esto creará una combinación de ID del curso y el usuario que facilitará la capacidad de coincidir con los datos de inscripciones y retiros.
Paso Cinco: En la hoja de cálculo Inscripciones y retiros, usando una columna en blanco a la derecha, asígnele el título "Id de curso y usuario" e ingrese la siguiente fórmula para recrear el ID de combinación de OrgUnitID y UserID en esta pestaña: =CONCAT(B2, "_", F2).
Paso Seis: En la siguiente columna de la misma hoja de cálculo, introduzca el título "Curso al que se ha accedido". En esta columna haremos coincidir el ID de combinación con la lista de accesos a cursos en la otra pestaña utilizando la siguiente fórmula: =IFNA(MATCH(O2, CourseAccess! A:A,0), "Ninguno"). Esta fórmula buscará una coincidencia en el "ID de usuario del curso" en la pestaña Acceso al curso y, si hay una coincidencia, devolverá el número de fila. Si no hay una coincidencia, devolverá N/A, que se cambia a "Ninguno" por la función IFNA. Asegúrese de copiar la fórmula en la columna.
Paso Siete: Titule la siguiente columna en blanco a la derecha: "Fecha de registro formateada". Contendrá una versión del valor de fecha y hora que Excel puede entender y formatear, para que luego podamos filtrarlo. Introduzca la siguiente función en la primera celda de la columna: =DATEVALUE(MID(N2,1,10))+TIMEVALUE(MID(N2,12,8)). Asegúrese de copiar la fórmula en la columna y de que la columna N de la fórmula sea la fecha de registro. Esto convertirá el valor de fecha y hora en el valor decimal que Excel prefiera usar.
Paso Ocho: Formatee la columna Fecha de registro formateada (haga clic con el botón derecho en la columna > Dar formato a las celdas…> Fecha) al formato de fecha de su elección. No es necesario incluir tiempo porque estamos buscando personas inscritas hace más de 14 días. Las nuevas columnas deberían tener un aspecto similar al siguiente:
Paso Nueve: Filtre la columna Curso al que se ha accedido (utilizando el comando Ordenar y filtrar > Filtro en la cinta de inicio si los filtros aún no están habilitados) para mostrar solo los valores "Ninguno". Estas son las personas que nunca han accedido al curso.
Paso Diez: Filtre la columna "Fecha de registro formateada" para mostrar solo las fechas de hace más de 14 días.
Ahora tiene una lista de todas las personas que se inscribieron en un curso hace más de 2 semanas pero que aún no han iniciado sesión. Aunque este es un ejemplo simple, debería poder ver los impactos potenciales de la combinación de conjuntos de datos.
Siéntase libre de compartir cualquier combinación que le haya resultado particularmente útil o que tenga dificultades para lograr en la sección de comentarios. ¡Nos encantaría saber de ti!
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