Planification de l’adoption : Comment et quand déployer de nouveaux outils Brightspace
Rédigé par : Holly Whitaker, Ph.D., consultante en stratégie d’apprentissage chez D2L.
Un sprint d’adoption, ou un effort concentré pour l’adoption de quelque chose de spécifique, est une pratique courante parmi les leaders du changement. Pour l’enseignement supérieur, cela signifie généralement que le sprint se produit en un seul semestre ou trimestre.
Le principal défi de l’exécution de tout plan d’adoption sur le campus est que les instructeurs ont généralement peu de temps pour améliorer leur cours une fois que le semestre commence, et ils sont soit en congé pour l’été, soit engagés dans des réunions pré-semestrielles une fois de retour. Cela laisse très peu de temps aux instructeurs pour améliorer leurs cours avant le début du semestre.
Cela soulève la question suivante : comment déployez-vous de nouveaux outils pour vos instructeurs, et quel est le meilleur moment pour le faire compte tenu de toutes les contraintes et contraintes de temps auxquelles vos instructeurs sont confrontés ? Cet article vous aidera à déterminer comment et quand déployer de nouveaux outils pour vos instructeurs.
Sélection d’un nouvel outil à déployer
Vous avez de nombreuses sources de données à évaluer lorsque vous sélectionnez un nouvel outil Brightspace à déployer. Créez une liste d’outils à l’aide d’au moins les sources de données suivantes :
- Avec la livraison continue, de nouveaux outils Brightspace vous sont déployés chaque mois et vous décidez lesquels mettre à la disposition de vos instructeurs. Pensez aux outils qui vous ont récemment été déployés grâce à la livraison continue - lequel 1 ou 2 pourrait être bon pour les étudiants de votre campus ?
- Les innovateurs de votre campus vous ont probablement demandé d’avoir accès à des outils qu’ils ont vus démontrés lors de conférences comme Fusion, des outils auxquels ils ont eu accès sur d’autres campus Brightspace ou des outils qu’ils ont découverts sur Brightspace Community. Regardez en arrière à travers votre e-mail ou les notes de vos récentes réunions - quels outils vos innovateurs ont-ils demandés ou rêvé publiquement d’utiliser dans leurs cours ?
- En tant qu’innovateur en technologie de l’éducation vous-même, vous pourriez avoir des idées sur la façon dont il serait cool de voir des cours dans un certain département en utilisant un outil que vous savez est disponible, mais n’est pas utilisé autant que vous pensez qu’il devrait être. Selon vous, quels outils doivent être utilisés plus souvent ?
- Vous pouvez également investir des efforts particuliers dans l’augmentation de l’utilisation d’un ou de plusieurs de vos outils MVLE qui peuvent ne pas être aussi largement adoptés que vous le souhaiteriez idéalement. Y a-t-il un outil dans votre MVLE qui a besoin d’un coup de pouce d’adoption ?
- Vous devriez également vous tourner vers votre conseil consultatif pour obtenir de l’aide. Ils peuvent avoir des idées ou des problèmes que vous n’avez jamais pensé à utiliser un outil Brightspace pour aider. Quels outils mentionnent-ils - ou quels problèmes sont-ils confrontés qu’un outil Brightspace pourrait résoudre ?
À partir de ces sources de données, dressez une courte liste d’outils à déployer. Avec votre conseil consultatif ou votre équipe, considérez les points positifs et négatifs de chaque outil de votre courte liste. Utilisez une rubrique d’évaluation comme celle ci-dessous qui suit vaguement les caractéristiques des innovations d’Everett Rogers.
Utilisez une rubrique pour chaque outil que vous envisagez. Utilisez des repères de décompte ou d’autres indicateurs pour vous donner un total dans la rangée du bas. Utilisez les conseils dans la cellule de votre total pour vous aider dans votre décision de sélection.
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Objet
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Cotes
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Facilité d’utilisation
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Facile à commencer à utiliser
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Difficile de commencer à utiliser
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Difficile à démarrer, mais facile à continuer à utiliser
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Temps d’apprentissage (pour la plupart des enseignants)
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Peut être appris en moins de 5 minutes
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Séance de formation axée sur les besoins
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Nécessite des formations répétées et un soutien
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S’aligne sur les valeurs de l’enseignant
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Amplifie la façon dont les enseignants enseignent déjà
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S’aligne quelque peu avec les valeurs de l’enseignant
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Nécessite un changement de mentalité sur un nouvel ensemble de valeurs de l’enseignant
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Facilité d’observation de l’impact
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Facilement visible et utile pour les enseignants et les étudiants
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Facilement visible et utile pour soit les enseignants soit les étudiants
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Difficile à voir ou peut rendre les choses confuses
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Les enseignants peuvent essayer avant de s'engager totalement
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Essayer cet outil est facile et n’aura pas d’impact sur le cours actuel
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Essayer cet outil pourrait être difficile compte tenu du cours actuel
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Essayer cet outil aura un impact sur tout dans le cours actuel
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Avantages pour les enseignants
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Peut obtenir des bénéfices en une seule utilisation
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Obtenir des bénéfices en jours ou en semaines
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Obtenir des bénéfices uniquement à la fin du terme
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Avantages pour les étudiants
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Peut obtenir des bénéfices en une seule utilisation
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Obtenir des bénéfices en jours ou en semaines
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Obtenir des bénéfices uniquement à la fin du terme
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Déjà utilisé par plusieurs enseignants
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Utilisé par > 2% des enseignants
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Utilisé par 1 à 2 % des enseignants
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Outil non utilisé sur votre campus
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Totaux
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Si la majorité des notes se trouvent dans cette colonne, cela pourrait être un bon outil à déployer.
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Si la majorité des notes se trouvent dans cette colonne, une attention particulière sera requise pour les articles moins bien notés.
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Si la majorité des marques se trouvent dans cette colonne, ce n'est probablement pas un bon outil à déployer.
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Déploiement de nouveaux outils
Maintenant que vous avez sélectionné l’outil que vous souhaitez introduire, il est temps de créer un plan de déploiement. Un plan de déploiement d’outils réussi comprend la communication, l’équipe de formation, l’équipe du service d’assistance, le personnel de conception pédagogique, l’équipe de données et d’analyse, et détaille comment vous travaillerez avec votre commanditaire exécutif tout au long de l’effort.
Comme mentionné dans l’introduction, coordonner votre déploiement avec le début du semestre ne fonctionnera pas toujours avec le temps des enseignants. Cela vous donne la liberté de commencer vos plans de déploiement à tout moment de l’année, mais assurez-vous que votre plan comprend au moins un trimestre complet pour permettre une mise en œuvre maximale de la part des enseignants tout au long de l’expérience de cours complète de l’étudiant.
FAITES-LE D’ABORD: Une étape critique à effectuer avant tous les autres dans cette liste est de s’assurer que vos instructeurs ont un accès approprié à l’outil. Travaillez avec votre équipe d’administration LMS pour vous assurer que l’outil est activé pour les instructeurs.
Étape 1 : Coordonner les horaires de l’équipe de soutien
Dans l’article précédent de cette série, Fixer des objectifs d’adoption de Brightspace réalisables et réalistes, vous avez prévu les répercussions de cette initiative d’adoption sur chaque équipe de soutien : formation, service d’assistance, conception pédagogique et données. Dans l’exemple, nous avons appris que l’équipe de formation déterminait sa disponibilité en fonction d’autres engagements. Nous avons également appris que le service d’assistance avait besoin d’un mois pour renforcer sa base de connaissances interne et souhaitait que la formation commence après cette période. Si le service d’assistance commence immédiatement sa période de montée en puissance, cela signifie que vous avez environ un mois pour planifier et exécuter tous les autres détails.
Avant de créer votre plan de communication, confirmez un horaire clairement articulé avec chacune de vos équipes de service.
Étape 2 : Créer un plan de communication
Une fois que vos équipes d’assistance ont établi des dates pour leur travail, vous pouvez commencer à planifier la communication initiale autour de l’annonce du nouvel outil.
- Si ce nouvel outil pouvait être adopté par tous les instructeurs, envoyez la communication à tous vos instructeurs.
- Dans le article précédent, nous avons utilisé un exemple visant à améliorer la qualité de l’utilisation des rubriques dans un ensemble spécifique de cours. Si l’on souhaite améliorer l’adoption d’un outil spécifique pour un ensemble spécifique de cours ou au sein d’un département, envoyez la communication spécifiquement à ce sous-ensemble d’instructeurs.
Créez une série de courriels invitant les enseignants aux séances de formation. Ces courriels devraient être envoyés environ une fois par semaine pendant le mois précédant la formation avec des rappels d’inscription dans les jours précédant la formation. De plus, essayez d’obtenir un article dans le bulletin de la faculté ou une autre forme fiable de communication que le groupe cible de professeurs lit régulièrement.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d’invitation par e-mail, mais veuillez consulter ceci article sur la création d’un langage séduisant qui suscitera de l’intérêt pour l’outil que vous avez sélectionné. Vous constaterez que la rubrique que vous avez utilisée pour sélectionner votre outil vous aidera à planifier ces communications.
Dans cet exemple d’e-mail, j’étends l’exemple de l’amélioration de l’utilisation des rubriques :
Cher instructeur,
Nous sommes heureux de vous inviter à une formation spéciale sur l’utilisation efficace des rubriques pour aider les étudiants à atteindre les résultats d’apprentissage du cours. Dans ce cours avancé, nous vous aiderons à rapidement hausser vos standards pour l’utilisation des rubriques dans votre cours actuel afin de donner aux étudiants plus de clarté sur ce qui est requis. Bien que la formation soit brève, nous réservons une heure complète pour vous offrir le temps d’essayer cette méthode améliorée d’utilisation des rubriques pendant que notre personnel peut vous aider individuellement. Essayer cette nouvelle méthode n’aura pas d’impact sur votre utilisation actuelle des rubriques pour les devoirs actifs dans votre cours actuel, vous pouvez donc être sûr de l’avoir correctement configurée avant de déployer cette méthode à l’ensemble de votre cours. Nous avons un nombre limité de places pour cette formation en personne, alors inscrivez-vous à ce lien.
Ce n’est qu’un exemple, et je vous encourage à varier les appels dans votre message pour chaque e-mail. Le message qui fait appel à un instructeur peut ne pas plaire à un autre instructeur, alors mélangez-le !
Étape 3 : Faites participer votre commanditaire exécutif
Parfois, vous obtenez une excellente réponse à la communication par e-mail lorsqu’elle provient d’un supérieur. Travaillez avec votre commanditaire exécutif pour déterminer s’ils préféreraient que les invitations par courriel proviennent du commanditaire exécutif.
En outre, aidez votre commanditaire exécutif à comprendre comment cet nouvel outil aidera les étudiants à réussir. Vous avez recueilli des informations sur cet outil lorsque vous avez documenté son utilisation idéale (voir l’article précédent). Donnez-leur de brèves statistiques ou anecdotes qu’ils peuvent emporter avec eux dans d’autres réunions. Cela aidera votre parrain exécutif à répondre hardiment aux questions et à défendre en toute confiance votre campagne d’adoption.
Étape 4 : Répartissez les tâches et faites-les travailler ensemble
Vous avez le calendrier de votre équipe d’assistance, votre plan de communication et votre parrain exécutif à bord. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d’ajouter les tâches, les dates d’échéance et les détails à votre outil de gestion des tâches (Sharepoint, Basecamp, Asana, Trello, etc.). Incluez des choses qui pourraient se perdre dans le shuffle comme vérifier avec votre équipe de service d’assistance pour s’assurer qu’ils sont sur la bonne voie avec le développement de leur base de connaissances interne, que les aides à l’emploi et les documents ont été créés par l’équipe de formation, et que vous incluez cette initiative dans vos mises à jour régulières des sponsors exécutifs.
Quelle est la prochaine étape ?
Maintenant que vous avez déterminé comment et quand déployer de nouveaux outils à vos instructeurs, il est temps de prendre au sérieux la collecte de cas de réussite de haute qualité.
Découvrez le reste de la Planification de l’adoption Série :
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