Publié à l’origine le 22 avril 2019.
Généralement, les nouveaux utilisateurs de Data Hub deviennent à l’aise avec l’utilisation d’ensembles de données avancés, mais ne vous aventurez pas au-delà de les télécharger régulièrement. Les ensembles de données Brightspace peuvent sembler intimidants pour ceux qui n’ont pas l’habitude de travailler avec des tables de données brutes, mais il n’est pas nécessaire que cela se sente de cette façon. Il y a tellement plus de connaissances disponibles dans le Data Hub une fois que vous commencez à utiliser les ensembles de données Brightspace et à les combiner avec d’autres ensembles de données.
L’une des limites de l’utilisation uniquement des ensembles de données avancés est que vous êtes limité aux seuls champs inclus dans cet ensemble de données. Si vous souhaitez filtrer un autre champ ou ajouter une autre colonne à la table, vous ne pouvez pas le faire sans relier les données à un autre ensemble de données.
C’est là que les ensembles de données Brightspace ajoutent une valeur significative – il y a beaucoup plus de données disponibles que dans les ensembles de données avancés, et vous avez la flexibilité de proposer des tables de structure infiniment différentes pour vos rapports. La clé est que vous devez « joindre » les ensembles de données pour accéder à ces informations d’une manière lisible.
Les ensembles de données Brightspace sont basés sur les principes des bases de données relationnelles. Les éléments, tels qu’un utilisateur ou un cours, ont des attributs spécifiques (par exemple, nom, date de début) ainsi que des relations entre eux (par exemple, un utilisateur peut être inscrit à un cours). Pour plus d’efficacité dans le stockage et la gestion des données, ces éléments sont représentés par des valeurs entières uniques (généralement appelées « Ids »). Si vous avez un utilisateur nommé « Apprenant ABC » avec un ID utilisateur de « 12121 », vous pouvez alors les rechercher dans l’ensemble de données Inscriptions et retraits en utilisant cet ID pour trouver les OrgUnitIds des cours auxquels ils se sont inscrits.
Une implémentation complète des rapports utilisant des ensembles de données impliquerait la mise en place d’une base de données et éventuellement la combinaison de nombreux ensembles de données, selon vos exigences en matière de rapports. Cependant, pour vous permettre de démarrer, nous avons un exemple utilisant Excel qui démontre comment les différents ensembles de données peuvent être combinés.
Si jamais vous n’êtes pas sûr de la relation entre deux ensembles de données, veuillez poser une question dans le Communauté Brightspace et nous serions heureux de clarifier la relation.
Exemple d’exploitation d’une combinaison d’ensembles de données
Bien que nous traitions souvent les ensembles de données avancés (ADS) et les ensembles de données Brightspace (BDS) comme des outils distincts, il n’y a aucune raison que vous ne puissiez pas utiliser les deux et, par conséquent, tirer parti des forces de chacun pour répondre à vos besoins en matière de rapports. L’exemple ci-dessous utilise deux ensembles de données que vous devrez télécharger à partir de votre Data Hub : l’ADS « Inscriptions et retraits » et le BDS « Accès au cours » pour créer un rapport qui répertorie les étudiants qui ont été inscrits à un cours il y a plus de 14 jours mais qui ne se sont pas encore connectés au cours. De cette façon, un conseiller disposerait d’une liste d’étudiants qui ont probablement besoin d’une intervention. Notez que nous évitons intentionnellement d’utiliser des macros afin de garder l’exemple simple, en supposant que les retraits ne sont pas utilisés pour les cours actuellement actifs. De plus, nous supposons que le Data Hub est déjà activé et que vous y avez un accès complet.
Première étape: À partir du Data Hub, exécutez l’ensemble de données avancé « Inscriptions et retraits », avec des paramètres pour inclure tous les cours actuellement actifs (selon votre processus d’inscription). Une fois qu’il a été généré, téléchargez-le, décompressez-le et ouvrez-le. Téléchargez, décompressez et ouvrez aussi l’ensemble de données Brightspace complet « Accès au cours » actuel.
Deuxième étape: Copiez la feuille de calcul Accès au cours dans le classeur Inscriptions et retraits.
Troisième étape: Mettez en surbrillance les colonnes collées à partir de Course Access (OrgUnitId, UserId et DayAccessed), puis, à partir de l’onglet Données, cliquez sur Supprimer les doublons. Dans la boîte de dialogue Supprimer les doublons qui s’affiche, décochez la colonne « DayAccessed », puis cliquez sur OK. Vous recevoirez un résumé du nombre de lignes supprimées.
Quatrième étape: Sous l’onglet Accueil de la feuille de calcul Accès au cours, insérez une nouvelle colonne à gauche des colonnes existantes et nommez-la « Identifiants de cours et d’utilisateur ».
Entrez la formule suivante dans la deuxième cellule de la première colonne (A2) et dupliquez-la sur les lignes en double-cliquant sur le carré dans le coin inférieur droit de la cellule : = CONCAT (B2, « _ », C2)
Cela créera un ID de combinaison du cours et de l’utilisateur qui facilitera la correspondance avec les données d’inscriptions et de retraits.
Cinquième étape: Sur la feuille de calcul Inscriptions et retraits, à l’aide d’une colonne vide à droite, intitulez-la « Identifiants de cours et d’utilisateur » et entrez la formule suivante pour recréer l’ID de combinaison OrgUnitID et UserID dans cet onglet : =CONCAT(B2, "_", F2).
Sixième étape: Dans la colonne suivante de la même feuille de calcul, entrez le titre « Cours consulté ». Dans cette colonne, nous allons faire correspondre l’ID de combinaison à la liste des accès aux cours sur l’autre onglet en utilisant la formule suivante : =IFNA(MATCH(O2, CourseAccess!A:A,0), "Aucun"). Cette formule recherchera une correspondance sur l’ID « Cours utilisateur » de l’onglet Accès au cours, et s’il y a une correspondance, retournera le numéro de ligne. S’il n’y a pas de correspondance, il renverra N/A, qui sera remplacé par « Aucun » grâce à la fonction IFNA. Assurez-vous de copier la formule vers le bas de la colonne.
Septième étape: Intitulez la colonne vide suivante à droite : « Date de journal mise en forme ». Il détiendra une version de la valeur de date et d’heure qu’Excel peut comprendre et formater, afin que nous puissions ensuite la filtrer. Entrez la fonction suivante dans la première cellule de la colonne : =DATEVALUE(MID(N2,1,10))+TIMEVALUE(MID(N2,12,8)). Assurez-vous de copier la formule vers le bas de la colonne et que la colonne N de la formule est la date de journal. Cela convertira la valeur de date / heure en valeur décimale qu’Excel préfère utiliser.
Huitième étape: Formatez la colonne Date du journal formaté (faites un clic droit sur la colonne > Mettre en forme les cellules…> Date) au format de date de votre choix. Pas besoin d’inclure du temps car nous recherchons des personnes inscrites il y a plus de 14 jours. Vos nouvelles colonnes devraient ressembler à ceci :
Neuvième étape: Filtrer la colonne Accès au cours (à l’aide de l' Trier et filtrer > Filtre sur le ruban d’accueil si les filtres ne sont pas déjà activés) pour afficher uniquement les valeurs « Aucun ». Ce sont les personnes qui n’ont jamais eu accès au cours.
Dixième étape: Filtrez la colonne « Date de journal formatée » pour afficher uniquement les dates il y a plus de 14 jours.
Vous avez maintenant une liste de toutes les personnes qui ont été inscrites à un cours il y a plus de 2 semaines mais qui ne se sont pas encore connectées. Bien qu’il s’agisse d’un exemple simple, vous devriez être en mesure de voir les impacts potentiels de la combinaison d’ensembles de données.
N’hésitez pas à partager toutes les combinaisons que vous avez trouvées particulièrement utiles ou que vous avez du mal à réaliser dans la section des commentaires. Nous aimerions avoir de vos nouvelles !
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