Préparation aux modifications à venir dans le sélecteur de fichiers Google
Les multiples sélecteurs de fichiers Google actuellement utilisés dans Brightspace sont maintenant mis à jour pour être un sélecteur de fichiers. Bien qu’il n’y ait aucune modification à la mécanique de sélection des fichiers, les fonctionnalités liées aux types de compte et aux autorisations changent.
Le sélecteur de fichiers mis à jour prend en charge les éléments PIE qui laissent les élèves soumettre à partir de leurs lecteurs personnels (D2792, D1709, D5795 et D5086).
Le nouveau sélecteur de fichiers prend en charge les comptes Google personnels et les comptes Google d’espace de travail (gérés), et le nouveau sélecteur inclut une option de commutation de compte pour sélectionner entre les comptes gérés et personnels s’ils sont tous deux activés.
Cette nouvelle fonctionnalité est liée à une refonte des étapes d’autorisation et d’activation de ces comptes. Avant cette mise à jour, l’autorisation d’utiliser des comptes personnels était accordée par le biais d’une seule variable de configuration ; et l’autorisation d’utiliser des comptes gérés était gérée via des autorisations basées sur les rôles. Désormais, les autorisations d’utilisation de comptes personnels ou gérés sont accordées par le biais d’autorisations indépendantes basées sur les rôles.
Avec cette granularité d’autorisation supplémentaire, les clients peuvent appliquer des stratégies informatiques, de gestion de documents ou éducatives à la gestion de fichiers.
Dans le cadre des modifications apportées aux autorisations de compte personnel, la variable de configuration d2l.3rdParty.GoogleDrive.EnableGooglePicker n’est plus utilisé car les paramètres d’accès à l’espace de travail personnel sont gérés par une autorisation basée sur les rôles. D2L effectuera une migration unique des paramètres pour les clients qui avaient EnableGooglePicker réglé sur Activé.
Passons en revue les différents paramètres pour comprendre ce qui change.
Outil
Il y a un seul outil appelé Espace de travail Google qui doit être activé à l’avenir pour que toute fonctionnalité de sélecteur de fichiers Google fonctionne.
Autorisations
Lorsque cet outil est activé, deux nouvelles autorisations appelées Peut ajouter des fichiers à partir d’un compte Google personnel et Peut ajouter des fichiers à partir d’un compte Google géré sont disponibles. Ces autorisations contrôlent les rôles qui peuvent accéder aux fichiers Google pour les ajouter ou les lier à Brightspace. Ces nouvelles autorisations ne font pas de distinction entre ajouter un fichier ou lier/incorporer un fichier. Ces actions sont considérées comme identiques aux fins de l’autorisation.
Figure : Options d’autorisation pour Sélecteur de fichiers Google.
Migration
Avant cette mise à jour, la variable de configuration d2l.3rdParty.GoogleDrive.EnableGooglePicker contrôlé si les comptes personnels pour le personnel peuvent ajouter des liens vers des fichiers Google. Cette variable de configuration ne sera plus utilisée.
Si cette variable était active au niveau de l’organisation, D2L suivra les étapes de migration suivantes :
Activer Google Workspace à ce niveau organisationnel et au niveau de l’instance s’il n’était pas déjà activé.
Accorder toutes les autorisations pour Peut ajouter des fichiers à partir d’un compte Google personnel.
Tournez le d2l.3rdParty.GoogleDrive.EnableGooglePicker à Désactivé.
Si cette variable était désactivée, alors D2L ne fera rien.
Il est important de noter que la deuxième étape de la migration accorde plus de privilèges qu’il n’y en avait avant la migration. L’administration du client doit examiner les autorisations qui suivent cette mise à jour pour confirmer si tous les rôles doivent se voir accorder cette autorisation.
Après la Migration
Les clients peuvent modifier Google Workspace et les autorisations associées après la mise à jour.
Le Sélecteur de Fichiers
La fonctionnalité de sélection des fichiers reste inchangée. La même boîte de dialogue de sélecteur de fichiers s’affiche pour ajouter un fichier ou créer un lien vers un fichier.
Les utilisateurs remarqueront une nouvelle option de « changement » en bas à droite, qui leur permet de basculer entre les comptes personnels et gérés si les autorisations sont accordées.
Figure : Sélecteur de fichiers Google affichage à l’intérieur Google Drive.
Notes mineures supplémentaires
La sélection et l’ajout de plusieurs fichiers ne sont temporairement pas possibles et seront restaurés ultérieurement.
Paramètres dans Google Workspace tels que Exporter au format PDF peut maintenant être appliqué à la fois aux comptes gérés et personnels.
Il n’y a aucun changement aux liens existants ou aux autorisations de lien, et il n’y a aucun changement aux fichiers déjà téléversés.
Autorisations OAuth2
Pour prendre en charge Google File Picker pour les comptes personnels, Brightspace demandera les autorisations de fichier suivantes.
Figure : En-tête Google Drive avec la description de l’intégration.
Si ces autorisations ne sont pas accordées, l’utilisateur ne pourra pas utiliser Google File Picker avec des comptes personnels.
Un utilisateur peut à tout moment révoquer les autorisations accordées par Brightspace en examinant et en mettant à jour les paramètres de sécurité sur le compte personnel de l’utilisateur. Ces paramètres ne font pas partie de Brightspace.
Autorisations de Fichier Google
Lorsqu’un fichier est partagé, le sélecteur de fichiers Google ajuste les autorisations sur le fichier à l’aide des autorisations Google.
Si c’est un fichier personnel, le sélecteur de fichiers Google accordera des autorisations d’affichage à toute personne disposant du lien.
Si c’est un fichier géré, Google File Picker accordera des autorisations d’affichage à toute personne de l’organisation gérée.
Changements de Comportement Détaillés
Cela s’applique aux clients qui ont à la fois activé le sélecteur de fichiers Google et l’intégration Google Workspace configurée, car leurs utilisateurs avaient deux sélecteurs de fichiers et des systèmes d’autorisation en cours d’utilisation. Après cette publication, il y aura un système : le même lecteur et un processus d’autorisations cohérent.
| Avant | Remarques | Après | Remarques |
| Workspace uniquement | L’apprenant peut ajouter à partir de son compte institutionnel (géré) uniquement : Affectation - Réponse de téléversement Discussions - Ajouter une pièce jointe Quiz - Ajouter une pièce jointe à la réponse écrite Sondages - Ajouter une pièce jointe à la réponse écrite ePortfolio - Ajouter un fichier
L’instructeur peut ajouter à partir de son compte institutionnel (géré) uniquement : Discussions - Ajouter une pièce jointe au sujet Annonces - Ajouter des pièces jointes Quiz - Rétroaction sur l’évaluation (hérité) - Ajouter une pièce jointe Contenu (hérité) - Vue d’ensemble - Ajouter une pièce jointe Contenu (hérité) - Téléverser (Ajouter un fichier) Flux d’activités - Message : Joindre
| Tous les utilisateurs | Les apprenants pourront sélectionner parmi leurs comptes personnels (domaines à gestion multiple tels que configurés dans l’administration de l’espace de travail ou tout compte personnel si autorisé par les autorisations de l’espace de travail) : Affectations - Téléverser la réponse sous forme de fichier Discussions - Ajouter une pièce jointe sous forme de fichier Quiz - Ajouter une pièce jointe à la réponse écrite sous forme de fichier Sondages - Ajouter une pièce jointe à la réponse écrite sous forme de fichier Brightspace Editor - Insérer un lien rapide comme lien ePortfolio - Ajouter un fichier
Les instructeurs pourront choisir parmi leurs comptes personnels (domaines gérés multiples tels que configurés dans l’administration de l’espace de travail ou tout compte personnel si les autorisations de l’espace de travail l’autorisent) : Contenu (leçons) - Ajouter existant comme lien Contenu (classique) - Ajouter des activités existantes comme lien Contenu (hérité) - Vue d’ensemble - Ajouter une pièce jointe sous forme de fichier Contenu (hérité) - Téléverser (Ajouter un fichier) sous forme de fichier Affectations - Téléverser une pièce jointe de fichier sous forme de fichier Discussions - Ajouter une pièce jointe au sujet sous forme de fichier Quiz - Rétroaction sur l’évaluation (hérité) - Ajouter une pièce jointe sous forme de fichier Annonces - Ajouter des pièces jointes sous forme de fichier Flux d’activités - Message : Joindre
Remarque : Il n’y a pas de différence de fonctionnalité entre les comptes gérés ou personnels (non gérés) - juste la possibilité pour les administrateurs de contrôler si les comptes personnels et / ou gérés sont utilisés rôle par rôle. Cela pourrait permettre aux instructeurs d’appliquer d’utiliser uniquement les comptes institutionnels officiels, mais permettre aux apprenants d’utiliser n’importe quel compte en fonction des politiques informatiques ou éducatives. |
| Sélecteur uniquement | Les apprenants peuvent ajouter à partir d’un compte personnel ou institutionnel : Les instructeurs peuvent ajouter à partir d’un compte personnel ou institutionnel : Affectation - Téléverser un fichier Contenu (leçons) - Ajouter existant Contenu (classique) - Activités existantes
| Tous les utilisateurs | Identique au champ ci-dessus |
| Pages d’accueil > widgets Google Workspace | L’intégration de Google Workspace est requise | Aucun changement | L’intégration de Google Workspace est requise Espace de travail Google |
| Insérer des éléments > intégration de fichiers Google | L’intégration de LTI est requise | Aucun changement | L’intégration de LTI est requise Intégrations Google LTI |
Autorisations automatisées et modifications de configuration
| Scénarios | Clients n’utilisant pas Google File Picker et n’utilisant pas l’intégration Google Workspace | | Clients n’utilisant pas Google File Picker et utilisant Google Workspace | | Clients utilisant Google File Picker et n’utilisant pas Google Workspace | | Clients utilisant Google File Picker et Google Workspace | |
| | Avant | Après | Avant | Après | Avant | Après | Avant | Après |
| Utilisateurs | Aucune fonctionnalité | Aucun changement | Un seul compte géré a été utilisé | Plusieurs comptes gérés pris en charge | Un compte personnel pourrait être facilement utilisé. Remarque :les utilisateurs pouvaient se connecter et s’authentifier avec leur compte officiel, mais il n’y avait aucun contrôle pour l’appliquer. | Plusieurs comptes personnels | Les utilisateurs pourraient avoir un compte personnel dans certains endroits et un compte géré dans d’autres en fonction de l’outil et des méthodes utilisés. | Plusieurs comptes gérés et personnels |
| Modifications d’autorisations automatisées | | Aucune | | Autoriser l’autorisation personnelle n’est activé pour aucun rôle | | Autoriser l’autorisation personnelle est automatiquement accordée pour tous les rôles car les comptes personnels peuvent être utilisés par n’importe quel utilisateur. | | Autoriser géré ne sera pas modifié et respectera les paramètres existants. Autoriser l’autorisation personnelle est automatiquement accordé pour tous les rôles car les comptes personnels peuvent être utilisés. |
| Recommandations relatives à l’examen des rôles | | Option pour autoriser les comptes personnels ou configurer Google Workspace pour contrôler l’accès aux comptes gérés. | | La possibilité d’autoriser l’utilisation d’un compte personnel par rôle est maintenant disponible. | | Passez en revue tous les rôles ayant des autorisations personnelles, car il existe désormais un contrôle permettant de limiter chaque rôle. Passez en revue tous les rôles et déterminez si les comptes gérés peuvent être configurés à l’aide de Google Workspace. | | Passez en revue tous les rôles et déterminez si la combinaison de comptes gérés ou personnels est conforme à votre politique informatique ou éducative. |
