Oorspronkelijk gepubliceerd op 2 augustus 2018
Belangrijke data en informatie
Beleidswijziging: versie van augustus 2018
Secure File Transfer Protocol (SFTP) is een manier voor D2L-klanten om gegevens te verzenden en te ontvangen vanuit hun Brightspace-leeromgeving. SFTP is een tijdelijke locatie voor bestanden waar bestanden meestal na verwerking worden verwijderd. Typische gebruiksscenario's zijn onder meer:
- Klanten sturen regelmatig bestanden voor verwerking naar Brightspace, zoals invoerbestanden voor SIS-integratie. Dit omvat XML-bestanden voor gebruikersaccounts, cursusrecords en gebruikersinschrijvingen voor cursussen
- Klanten die bestanden verzenden voor verwerking van batchtaken, zoals Copy Course Batch en Bulk Course Create. Dit omvat invoer csv-bestanden, evenals cursuspakketten
- Cijfers of andere gegevens uit de Brightspace Leeromgeving in csv of ander formaat, gepusht naar SFTP om door klanten te worden opgehaald en verwerkt.
Om de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te ondersteunen en af te stemmen op best practices, formaliseert D2L zijn beleid voor het bewaren van gegevens voor SFTP en bewaart het bestanden op alle D2L SFTP slechts 30 dagen. Dit betekent dat alle bestanden en gegevens 30 dagen nadat het bestand aan de SFTP is toegevoegd, uit uw D2L SFTP worden verwijderd. Die verandering zal de komende maanden worden uitgerold.
Waarom nemen we deze beleidsbeslissing?
Algemene D2L-praktijken betekenen dat gegevens op SFTP-accounts doorgaans na verwerking worden verwijderd. Het doel van deze beleidswijziging is om dat beleid te formaliseren en af te stemmen op best practices en regelgeving zoals de AVG. Dit beleid zorgt ervoor dat alleen uw relevante, actuele gegevens in de SFTP blijven staan.
Wat is het impact- en transitieplan voor actieve klanten?
Alle bestanden die ouder zijn dan 30 dagen worden in de komende maanden verwijderd uit D2L SFTP-accounts. U hoeft geen actie te ondernemen, tenzij u per ongeluk SFTP hebt gebruikt voor langdurige opslag. Als dit het geval is, raden we u aan uw eigen veilige locatie in te stellen en uw inhoud daarheen te migreren voor langdurige opslag.
Veelgestelde Vragen/FAQ
1) Kan ik iets doen om me voor te bereiden op deze verandering?
Zoals hierboven vermeld, hoeven klanten geen actie te ondernemen, tenzij er gegevens op uw D2L SFTP-accounts staan die ouder zijn dan 30 dagen en die u wilt onderhouden. Als dat het geval is, maak dan afspraken om die oudere bestanden voor eind augustus naar een permanente opslaglocatie te verplaatsen. Vanaf eind augustus worden bestanden na 30 dagen op de SFTP automatisch verwijderd.
2) U noemt GDPR. Heeft dit SFTP-beleid voor het bewaren van gegevens van 30 dagen gevolgen voor mij?
Ja, dit is een wereldwijd beleid voor het bewaren van gegevens dat wordt toegepast op alle Brightspace Cloud Services. Alle SFTP-accounts die door D2L zijn ingericht, hebben een bewaarbeleid van 30 dagen en oudere bestanden worden verwijderd.
3) Is het 30-dagenbeleid van toepassing op cursuspakketten die we importeren naar D2L?
Ja, dit beleid van 30 dagen is van toepassing op alle inhoud van D2L SFTP's. Als je actief cursuspakketten importeert naar Brightspace, moet je de D2L SFTP beschouwen als een tijdelijke locatie voor verwerking en import in Brightspace. Voor permanente opslag dient u uw cursuspakketten of andere belangrijke gegevens op te slaan op een locatie voor langdurige opslag die door uw organisatie wordt onderhouden. Voor nieuwe Brightspace-klanten die samenwerken met het D2L-implementatieteam om hun cursusinhoud te migreren, neem dan contact op met uw implementatieprojectmanager over mogelijke uitzonderingen op dit beleid tijdens het implementatie- en cursusimportproces.